KİVUZ, gerçek ve tüzel kişiliklerin KVKK uyumu ve kişisel veri hayat döngülerini 6698 sayılı yasa ve ilgili mevzuata göre doğru, sağlıklı bir şekilde yönetebilecekleri bulut tabanlı bir platformdur.
Biz Kimiz?
Daha önce birçok kamu bilişim projesini başarı ile yürüten bir ekip olarak, yıllar boyunca elde ettiğimiz kamu tecrübemiz bize ciddi çalışmayı, kanun ve mevzuatları anlayıp yazılıma dönüştürebilmeyi, kamu ile ortak dili konuşabilmeyi öğretti. Bu tecrübemiz KİVUZ’u yazarken çok işimize yaradı.
Tek işimiz KVKK
Hem hukuki ve mevzuat danışmanlık ekibimiz var hem de Bilişim konusunda uzman bir teknik kadroya sahibiz. Bu kadroyla sürdürülebilir, hesap verebilir KVKK hizmetimizi geliştirdik.
- Mevzuata uygun şekilde KVKK uyumunu sağlıyoruz
- Bilişim alanındaki güvenlik, depolama ve başka her türlü ihtiyacı doğru şekilde karşılıyoruz
KVKK Tecrübemiz
KİVUZ projesine başlamadan önce KVKK ile ilgili araştırmalar yaptık, piyasayı gözlemledik, kendimiz danışmanlık yaptık. Anladık ki KVKK çok yanlış anlaşılmış. Örneğin:
- VERBİS kaydını yaptırmak yeterlidir
- Aydınlatma ve Açık Rıza aynı şeydir
- KVKK kâğıt ortamında yürütülebilir
gibi yanlış yönlendirmeler sonucu piyasada mağduriyetlerin yaşandığına şahit olduk. Birkaç mağduriyet örneği verecek olursak:
- Gerçek bir veri envanteri oluşturmadan rastgele VERBİS kaydı yapılması
- Yanlış hazırlanan aydınlatma, açık rıza vb. belgeler
- Kâğıt ortamında takip edilen aydınlatma ve açık rıza onaylarının kaybolması veya çalışanlarca kasıtlı imha edilmesi ve şirketlerin bu yolla tehdit edilmesi
- Ciddiye alınmayan ve gerekli tedbirlerin yerine getirilmediği KVKK uygulamalarında Kurumun ceza kesmesi
- KVKK danışmanlığı yapanlara bir daha ulaşılamaması
Elde ettiğimiz tecrübe sonucu KVKK’nın uçtan uca ele alınması gereken, dijital bir platformda yürütülmesi zorunlu bir süreç olduğunu anladık ve tüm odağı KVKK ve özel sektör olan PEERLOG A.Ş. şirketini kurduk ve KİVUZ’u geliştirdik. www.kivuz.com
Şekil 1 KİVUZ veri giriş ekranı www.kivuz.com
KİVUZ ve KVKK
KVKK’nın canlı bir süreç olması, veri hayat döngüsünün takip edilmesi ve kolay hesap verebilirlik felsefesi ile tasarladığımız KİVUZ’un en öne çıkan özelliklerini aşağıda sıraladık:
Kişisel veri envanterinin web browser ortamında otomatik hazırlanması
- Çoğunlukla Excel gibi programlarla hazırlanan envanterler, genelde başka yerlerden kopyala/yapıştır metodu ile üretilir ve şirketin gerçek verileri ile çelişebilir. Bu çelişkileri fark etmek çok zordur
- KİVUZ, şirketin tüm departman ve süreçlerine göre hiyerarşik veri girişi ara yüzüyle verileri alır ve kişisel veri envanterini okunabilir bir formatta sunar.
Dokümanların otomatik üretilmesi
- KVKK dokümantasyonu çok önemlidir ve kişisel veri envanteri ile uyumlu olmalıdır.
- Manuel olarak yapılan KVKK danışmanlıklarında dokümanlar bir kere oluşturulur ve değişiklik gerektiğinde tüm dokümanlar teker teker elden geçirilmelidir
- KİVUZ, dokümanları otomatik olarak mevzuata uygun şekilde kolaylıkla oluşturur
Envanter değişikliklerinde versiyonlama ile değişikliklerin kolaylıkla takibi
- Versiyonlar arasında karşılaştırma imkânı ile kurumsal hafızanın korunması sağlanır
- KVK Kurumu’nun denetlemesi halinde, zaman içerisinde değişen envanter, politika, aydınlatma, açık rıza gibi tüm dokümantasyon ayrı ayrı sunulabilir
Tübitak zaman damgalı SMS ve email ile açık rıza ve aydınlatma onayları
- Çoğu uygulamada ıslak imza ile alınan açık rıza ve aydınlatma onaylarının güvenliği ve takibi zaman geçtikçe imkânsız hale gelmektedir
- Kâğıt ortamından kurtulacağınız için kayıtlarınız güvende olur
- İspat yükümlülüğü kolaylıkla yerine getirilebilir
- KİVUZ, açık rıza ve aydınlatma süreçlerini SMS ve email ortamına taşır, Tübitak zaman damgası ile damgalar
İmha zamanı gelen verilere dair bildirimler
- KVKK süreçlerinin en kritik noktalarından birisi de şüphesiz işi biten verinin imhasıdır
- KİVUZ, aldığınız kişisel verilerin imha zamanları takip eder ve yaklaşan imha tarihlerine dair otomatik bildirim gönderir
Kişilerin KVKK ile ilgili başvurularının takibi
- Kişisel verileri alınan kişilerin kanuni hakları çerçevesinde yapacakları başvuruları KİVUZ otomatik takip eder ve bildirimler ile cevap süresini kaçırmaya bağlı cezalardan korunma sağlanır
KVKK iç denetimi
-Denetim modülü ile KVKK uyumluluğu ölçülebilir ve alınması gereken aksiyonlar görülebilir
Online eğitim platformu
- KVKK kapsamında alınması zorunlu eğitimleri online eğitim platformumuz ile alınabilir
- Personelinizin eğitimlerde ilerleme durumları gibi verileri raporlanabilir ve KVK Kurumunun denetimine sunulabilir
KİVUZ, KVKK süreçlerinde canlı ve sürdürülebilir bir platform olarak hayatınızı kolaylaştırır. www.kivuz.com
Şekil 2 KİVUZ Veri Envanteri ekranı www.kivuz.com
NASIL ÇALIŞABİLİRİZ?
KVKK Danışmanlığı mı yapıyorsunuz?
Eğer müşterilerinize KVKK uyum danışmanlık hizmeti veriyorsanız manuel çalışmanın acısını iliklerinize kadar hissediyor olmalısınız.
- Envanter oluştururken Excel’de ekrana sığmayan hücreler
- En küçük fontta bile yazsanız yer kaplayan metinler
- Kopyala/yapıştır faciaları
- Aydınlatma, açık rıza, imha politikası, gizlilik sözleşmeleri gibi önemli dokümantasyonun Envantere göre oluşturulmasında yaşanan zorluklar
- Zamanla değişen departman ve süreçlere göre her dokümanın da güncellenme zorunluluğu
- Envanter ile VERBİS kayıt ekranı arasındaki farklardan dolayı VERBİS kaydında yaşanan zorluklar
Biz KİVUZ’da bu saydıklarımız ve daha birçok konuda kolaylıklar ve otomasyon geliştirdik. www.kivuz.com
KİVUZ kullanırsanız danışmanlık süreçleriniz,
- Kolaylaşır
- Hızlanır
- Mevzuata göre standartlaşır
- Tek merkezden yönetilir
Ayrıca müşterilerinize aşağıdaki avantajları sağlarsınız. www.kivuz.com adresimizden bize ulaşın, iş birliği yapalım, kazançlı çıkın.
KVKK uyumuna mı ihtiyaç duyuyorsunuz?
- SMS ve e-mail ile Açık Rıza ve Aydınlatma onaylarını kolaylıkla dijital olarak alırsınız
- Tübitak zaman damgası ile damgalanmış onaylarla kolay hesap verebilirsiniz
- İmha bildirimleri ile imha edilmesi gereken verilerinizi takip edebilirsiniz
- Veri paylaşımı yapıyorsanız hangi veriyi kime ne zaman paylaştığınızı takip edebilirsiniz
- Online eğitimimiz ile personelinizin alması zorunlu olan KVKK eğitimlerini aldırıp raporlayabilirsiniz
- Zamanla değişen süreçlerinizde mevzuata göre yenilenmesi gereken envanter, dokümantasyon ve VERBİS kaydınızı kolaylıkla yönetebilirsiniz
- Tek işi KVKK olan Teknik ve Hukuki Danışmanlık ekibimizden her türlü desteği alabilirsiniz
Şekil 3 KİVUZ Dokümanlar ekranı www.kivuz.com
