Serbest çalışan avukatların büro düzeni

Bu işin altından kalkabilmenin tek bir yolu vardır, o da “sistemli çalışmak” Büronun gelir ve gider dengesini gözetmek, buna ilişkin gerekli tedbirleri almak, mesleğin devamlılığı açısından elzemdir. “Nasıl olsa vekalet ücretleri geliyor” mantığıyla hareket edenler, ileride büyük sıkıntılarla karşılaşabilirler. Öyle avukatlar vardır ki, kazançları oldukça iyi olmasına rağmen hesapsız tavırları nedeni ile yerlerinde sayarlar. Bu yüzden öncelikle, büronun gelir ve giderlerine ilişkin kayıt ları tutmak, müvekkillere ait cari hesap kartları oluşturmak, avukatın verdiği emeğin karşılığını alıp alamadığını, varsa gereksiz yere yapılan masrafları, müvekkillerden olan cari hesap alacaklarını görüp takip edebilmesi ve tedbir alabilmesi için oldukça gereklidir. Hukuk bürosunun çalışma şekli ve ortaklık yapısına göre, büronun yönetimi konusunda farklı sistemler kurmak gerekecektir. Eğer tek başına çalışıyorsanız, doğal olarak bütün yetki ve sorumluluk sizde demektir. Öncelikle yapmanız gereken, gelir kaynağınız olan her bir müvekkiliniz için cari hesap kartları açmak olmalıdır. Bu kartlarda, müvekkilden alınan masraf ve vekalet ücreti ile müvekkil adına yapılan masrafların kaydı tutulacaktır. Alınan masraf ve vekalet ücretleri için, büronuzda para makbuzu bulundurmanız, nakit ödeme aldığınızda işinizi oldukça kolaylaştıracaktır. Banka yolu ile gönderilen masraf ve vekalet ücretleri için ise, tek bir banka hesabı ve internet bankacılığı kullanmanız, gelen avans ve vekalet ücretlerini takip açısından size kolaylık sağlayacaktır. “Nasıl olsa para makbuzunda veya banka hesap hareketlerinde gelen giden görünüyor ihtiyaç olursa bakarım” demek yerine, ofise gelen paraları, müvekkillerin cari hesaplarına da işlemeniz oldukça önemlidir. Dosyalarda yapılan masrafları, belgelerin birer suretlerini de eklemek suretiyle cari hesaba kaydetmelisiniz. Böylelikle hem kolaylıkla yapmış olduğunuz masrafların hesabını verebilir, hem de uhdenizde masraf avansı kalıp kalmadığını görebilirsiniz. Mümkünse cari kayıtların yedeğini almalısınız. Tutulan cari kartları, her bir müvekkil için oluşturacağınız fiziki dosyalarda, masraf makbuzlarını da ek yapmak suretiyle saklarsanız, kayıtları tuttuğunuz bilgisayarınızdan veya programdan kaynaklanacak kayıpların da önüne geçmiş olursunuz. Avukatların cari hesap konusunda yapmış olduğu en büyük hatalardan biri de masrafları zamanında yazmamaktır. Unutulan her masraf kalemi, avukatın cebinden çıkacak tutar olup, bu konuda ihmalkar davrananlar, aldıkları vekalet ücretinin bir kısmını, yazmayı unuttukları masraf kalemleri nedeniyle müvekkile farkında olmadan iade etmektedirler. Sadece serbest çalışan avukatlar değil, bir hukuk bürosunda maaşla çalışan avukatların da en dikkat etmesi gereken konulardandır bu. Atlanan her masraf kalemi, müvekkilin faydasına, fakat çalışan avukatın zararınadır. Çalışılan hukuk bürosu bu durumdan etkilenmez. Çünkü çalışana çıkılan masraf avansı kayıtlarda bellidir. Kimi avukatlar, masraflar için küçük not defterleri tutmayı tercih etmekte, dosyalar / müvekkil için masraf yaptıkça, bu masraf kalemlerini not defterine kaydetmektedirler. Kimileri ise, gün içinde neler yaptığını bir gözden geçirip, yapmış oldukları masrafları gün sonu toptan yazmayı tercih ederler. Akşam ne yediğimizi bile çoğu zaman hatırlamadığımızdan, masraf kalemlerini mümkün olan en kısa zamanda yazıya dökmek, yapılan masrafları unutmamak adına oldukça önemlidir. Sizin hafızanız nasıldır, bu yollardan hangisini seçersiniz bilmiyoruz. Ancak günlerce girmeyi ihmal edip, sonra masrafları toptan girme gafletinde bulunmamanızı şiddetle öneririz. Gelelim süreli işlerin takibine… İhmal edilecek bir ara karar, atlanacak bir süre, kaçırılacak bir duruşma veya temyiz süresi, düşürülecek bir haciz, avukatın başına düşündüğünden fazla sorun çıkarabilir. Bu nedenle müvekkil memnuniyeti için de en gerekli olan hususlardan biri de avukatın bu sürelere dikkat etmesidir. Süreleri aklınızda tutmaya çalışmak, hem kafanızı gereksiz yere meşgul eder, hem de unutulmak, atlanmak suretiyle müvekkilin, dolayısıyla sizin, telafisi mümkün olmayabilecek ciddi zararlar görmenize vesile olur. Duruşma kaçırmamak için: Elektronik imza kullanın. Vekil olduğunuz tüm dosyalarda uyapta vekil olarak kayıtlı olduğunuzdan emin olun. Kayıtlı olmadıklarınız varsa, telefonla kalemi arayarak, bir çalışanınızı göndererek veya bizzat kaleme giderek dosyada vekil olarak kendinizi UYAP’a işletin. Uyap’tan haftalık ve günlük duruşma sorgusu yapın. Haftalık sorgu, mevcut haftayı planlayabilmeniz açısından, günlük sorgu ise, ertesi gün için son kontrol açısından oldukça faydalı olacaktır. Barolar tarafından her sene dağıtılan küçük ajandaları da kullanmayı alışkanlık haline getirin ki, önemli iki duruşmanın aynı gün ve saate denk gelmesinin önüne geçebilesiniz. Eğer büronuzda birden fazla avukat çalışıyorsa, her bir avukatın duruşma ajandalarının birbirleri ile senkronize edilmiş olduğundan emin olun. bu iş için gerekirse özellikle birini görevlendirin. Süreleri, ara kararları kaçırmamak için: Süreli işlerin ayrı bir yerde kaydını tutun. Sürenin son gününü doğru hesapladığınızdan emin olun. Süresinde verilmeyen bir cevap dilekçesinin, delil listesinin, temyiz dilekçesinin, çoğu zaman bir anlam ifade etmeyeceğini, öncelikli işinizin süreli işler olduğunu unutmayıp, en fazla dikkati de bu süreli işlere verin. Eğer varsa, bir çalışanınızı, süreli işlerin size hatırlatılması için görevlendirin. Hatta mümkünse, hatırlatıcı programlar / alarmlar gibi uygulamalardan yararlanın. İş listesi oluşturun: Özellikle büyük şehirlerde, adliyelere gidip gelmek, oldukça zahmetli ve vakit alıcı olmaktadır. İş listelerini adliyelere göre sınıflandırmak, adliyeye gidip gelirken yolda geçen zaman kaybının büyük oranda önüne geçecektir. Örneğin, sabah Bakırköy adliyesinde duruşmanız varsa, en geç bir gün öncesinden, o adliyede yapılacak, kontrol edilecek işlerin listesini çıkarabilir, duruşma öncesi /sonrası bu işleri yerine getirebilirsiniz. Böylelikle devamlı surette adliyeye gidip gelmenize gerek de kalmaz. Görev dağılımı yapın: Büroda her çalışan, kendi sorumluluklarını bilmelidir. Bir iş ortada, sahipsiz kalırsa, bunun büro için ağır sonuçları doğabilir. “Ben siz yazdınız zannettim, ben siz yapıyorsunuz diye yapmadım” gibi mazeretler, mevcut soruna çözüm üretemeyecektir. Yapmanız gereken, sorumluyu aramak yerine, sorunun doğmasının önüne geçmek olduğundan, ortada iş kalmadığından emin olun. Denetim mekanizması kurun: Özellikle süreli işlerde, işin yerine getirilip getirilmediğini denetlemek oldukça önemlidir. Örneğin, asistanınızın, yapılması gereken işleri size hatırlatmakla görevli olduğunu varsayalım. Size bu hatırlatmayı yapmasına rağmen, gün içinde yaşadığınız yoğunluk nedeni ile iş aklınızdan çıkabilir. Bu nedenle işi size hatırlatan kişi, işin tamamlandığı konusunda da bilgilendirilmelidir. Bilgilendirilinceye kadar, gerekirse size birkaç kez hatırlatmada bulunmalıdır. Kalabalık bir hukuk bürosu iseniz, her bir çalışanın (avukatın) gün sonunda, yaptıkları işleri rapor olarak sunmaları, başlangıçta can sıkıcı gibi görünse de, aklınıza gelen her bir iş için yapılıp yapılmadığını ilgilisine sormak yerine, raporları inceleyip işin tamamlanıp tamamlanmadığını görmeniz mümkün olacaktır. Bu yolla ayrıca, çalışmaların verimli olup olmadığını da kolaylıkla tespit edebilirsiniz. Müvekkillerinizin memnuniyetini ölçün: Bir avukatın en güçlü referansı, müvekkilleridir. Eğer müvekkil sizden memnun ise, size onlarca müvekkil kazandırır. Bu yüzden öncelikle elinizdekilerin kıymetini bilin. Müvekkilin rahatsızlık duyduğu fakat dile getirmediği hususlar olabilir. Gerek telefonla, gerek müvekkilin sizden memnun olup olmadığını görebilmek amacıyla hazırlamış olduğunuz anket ve benzeri formlarla müvekkil memnuniyetini ölçebilir, böylelikle hem daha profesyonel görünür, hem de müvekkilin sizden memnun olup olmadığını öğrenebilirsiniz. Bu vesileyle, müvekkili kaybetmeden, soruna çözüm üretebilirsiniz. Son olarak, Avukatlık Kanunu’nun 39. Maddesi uyarınca avukatların evrak saklama yükümlülüğü bulunmakta olup, hem bu yükümlülüğü yerine getirmek, hem de ihtiyaç duyulduğunda geçmiş kayıtlara kolayca ulaşabilmeniz açısından, düzenli bir evrak arşivi oluşturmanızı şiddetle öneriyoruz. Her ne kadar yasal saklama süresi 3 yıl ise de, doğabilecek ihtilafın türüne göre değişebileceğinden, bu süreyi mümkün olduğunca uzun tutmak ( mümkünse 10 yıl) avukatın lehine olacaktır. Özetle, tertip olmadan terfi olmaz… Kaynak: hukukitavsiyeler