Ticari hayatta şirketlerin faaliyetlerini sağlıklı biçimde sürdürebilmeleri ve rekabet güçlerini koruyabilmeleri, büyük ölçüde mali süreçlerin düzenli, şeffaf ve güvenilir şekilde yürütülmesine bağlıdır. Bu süreçlerin merkezinde bulunan finans ve muhasebe çalışanları; şirketin banka hesaplarından nakit akışına, mali kayıtlarından müşteri ve tedarikçi bilgilerine kadar birçok önemli veri ve işleme görevleri gereği erişebilmektedir. Bu erişim imkânı, finans ve muhasebe personelinin özen ve sadakat borcunu özellikle önemli hâle getirmektedir. Çalışanın yalnızca kendisine verilen işi yerine getirmesi değil; görevini yürütürken işverenin haklı menfaatlerini gözetmesi, şirketin malvarlığını ve ticari bilgilerini koruması ve kendisine tanınan yetkileri görev amacı doğrultusunda kullanması gerekir.
Bununla birlikte finans veya muhasebe alanında çalışan bir personelin yaptığı her hata veya ihmalin doğrudan ağır hukuki sonuç doğurduğunu söylemek mümkün değildir. Çalışanın sorumluluğu değerlendirilirken görev ve yetkilerinin kapsamı, mesleki bilgi ve tecrübesi, kusurunun derecesi ve meydana gelen zararla davranışı arasındaki bağlantı birlikte ele alınmalıdır. Nitekim TBK m. 400 kapsamında işçinin sorumluluğunun belirlenmesinde de işin niteliği ile çalışanın bilgi, yetenek ve nitelikleri önem taşımaktadır. Öte yandan şirket varlıklarının kişisel amaçlarla kullanılması, güvenin kötüye kullanılması veya ticari ve mali bilgilerin yetkisiz kişilerle paylaşılması gibi daha ağır ihlaller, somut olayın özelliklerine göre tazminat sorumluluğunun yanı sıra 4857 sayılı İş Kanunu m. 25/II kapsamında haklı nedenle fesih sonucunu da doğurabilir.
Bu nedenle finans ve muhasebe personelinden kaynaklanabilecek hukuki risklerin yalnızca bir uyuşmazlık ortaya çıktıktan sonra değerlendirilmesi yeterli değildir. İşe alımdan başlayarak görev ve yetkilerin açıkça belirlenmesi, gerekli gizlilik ve denetim mekanizmalarının kurulması ve olası uyuşmazlıklarda kullanılabilecek kayıtların düzenli şekilde tutulması hem işveren hem de çalışan açısından daha güvenli bir çalışma düzeninin oluşturulmasına katkı sağlayacaktır..
• İşe Alım Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Hukuki Hususlar
Finans ve muhasebe personeli; şirketin banka hesaplarına, ödeme süreçlerine, mali tablolarına, ticari kayıtlarına ve kimi zaman doğrudan nakit varlıklarına erişebilen çalışanlardır. Bu nedenle bu pozisyonlarda yapılacak bir işe alım, yalnızca doğru personelin seçilmesi değil, aynı zamanda şirketin mali güvenliğinin korunması açısından da önem taşır.
Bu noktada ilk adım, adayın mesleki yeterliliğinin ve geçmiş iş tecrübesinin doğru şekilde değerlendirilmesidir. Özellikle para transferi, banka işlemleri, kasa yönetimi veya şirketin mali kayıtları üzerinde yetki kullanacak personel bakımından referans kontrolü yapılması, ileride ortaya çıkabilecek risklerin azaltılmasına katkı sağlayabilir.
Ancak işverenin aday hakkında araştırma yapma imkânı sınırsız değildir. Referans araştırmaları, adli sicil kaydı talepleri ve aday hakkında elde edilecek diğer kişisel veriler bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerinin gözetilmesi gerekir. Adaydan yalnızca işe alım amacıyla bağlantılı ve gerekli bilgilerin talep edilmesi; kişisel verilerin hangi amaçla işlendiğinin açıkça ortaya konulması ve somut durumun gerektirdiği hâllerde gerekli hukuki şartların sağlanması önemlidir.
İşe alım tamamlandıktan sonra ise taraflar arasındaki ilişkinin sınırları mümkün olduğunca baştan belirlenmelidir. Özellikle finans ve muhasebe çalışanlarında yalnızca genel hükümler içeren standart bir iş sözleşmesiyle yetinilmesi, ileride “Bu işlem benim görevim değildi” veya “Bu konuda yetkim bulunmuyordu” şeklinde uyuşmazlıkların ortaya çıkmasına neden olabilir. Bu nedenle çalışanın; görev ve sorumluluklarının, banka ve ödeme işlemlerindeki yetki sınırlarının, fatura onay ve kontrol süreçlerinin, kasa ve nakit yönetimine ilişkin sorumluluklarının, raporlama yükümlülüğünün ve kime karşı sorumlu olduğunun açık şekilde belirlenmesi faydalı olacaktır. Görev tanımının ayrıca hazırlanarak iş sözleşmesinin eki hâline getirilmesi ve çalışana tebliğ edilmesi, hem çalışanın sorumluluk alanını belirginleştirir hem de ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda önemli bir ispat aracı oluşturabilir.
İşveren açısından bir diğer koruyucu araç ise deneme süresidir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 15. maddesi uyarınca taraflar iş sözleşmesine kural olarak en fazla iki aylık deneme süresi koyabilir; bu süre toplu iş sözleşmeleriyle dört aya kadar uzatılabilir. Finans ve muhasebe gibi güven ilişkisinin özellikle önem taşıdığı görevlerde deneme süresi, çalışanın yalnızca mesleki yeterliliğinin değil, iş disiplinine ve şirket prosedürlerine uyumunun da değerlendirilmesine imkân sağlar. Nitekim Yargıtay uygulamasında da çalışanın görev alanının ve sorumluluğunun belirlenmesinde görev tanımı ve organizasyon yapısı önem taşımaktadır. Bu nedenle finans ve muhasebe personelinin yetkilerinin sözlü veya teamüle dayalı biçimde bırakılması yerine, yazılı ve denetlenebilir bir sistem kurulması hem çalışan hem de işveren bakımından daha güvenli bir hukuki zemin oluşturacaktır.
• Usuli Sonuçlar ve Dava Stratejisine Etkiler
Finans ve muhasebe personelinden kaynaklanan uyuşmazlıklarda, maddi hukukun yanında ispat ve delillendirme süreci de büyük önem taşımaktadır. İşverenin çalışanın hatalı veya hukuka aykırı bir davranışını tespit etmiş olması, tek başına açılacak bir davanın kazanılacağı veya gerçekleştirilen feshin hukuka uygun kabul edileceği anlamına gelmez. İddia edilen davranışın, çalışanın kusurunun ve meydana gelen zararın somut delillerle ortaya konulması gerekir.
Finans veya muhasebe çalışanının sadakat borcuna aykırı davrandığı, işverenin güvenini kötüye kullandığı veya şirketi zarara uğrattığı gerekçesiyle 4857 sayılı İş Kanunu m. 25/II kapsamında haklı nedenle fesih yapılması hâlinde, feshe dayanak oluşturan olayların ispatı büyük önem taşır.
Örneğin çalışanın bir ödemeyi yanlış hesaba göndermesi veya bir beyannamenin süresini kaçırması tek başına her durumda haklı fesih için yeterli olmayabilir. Çalışanın görev tanımı, hatanın nasıl gerçekleştiği, kusurun ağırlığı, olayın tekrarlanıp tekrarlanmadığı ve güven ilişkisine etkisi birlikte değerlendirilmelidir. Bu nedenle işverenin uyuşmazlık ortaya çıktıktan sonra delil toplamaya çalışması yerine, iş ilişkisinin başından itibaren ispat edilebilir bir organizasyon yapısı kurması daha sağlıklı olacaktır. Yazılı görev tanımları, yetki matrisleri, ödeme onay kayıtları, kurumsal e-postalar, banka işlem kayıtları ve şirket içi denetim raporları olası bir uyuşmazlıkta önemli deliller hâline gelebilir.
Çalışanın kusurlu davranışı sonucunda şirketin maddi zarara uğraması hâlinde TBK m. 400 kapsamında çalışanın sorumluluğu gündeme gelebilir. Ancak şirketin zarar görmesi, zararın otomatik olarak çalışandan tahsil edilebileceği anlamına gelmez. Öncelikle gerçek bir zararın meydana geldiğinin, bu zararın çalışanın kusurlu davranışından kaynaklandığının ve zarar ile davranış arasında uygun nedensellik bağının bulunduğunun ortaya konulması gerekir. Özellikle muhasebe ve finans işlemlerinden kaynaklanan uyuşmazlıklarda bilirkişi incelemesi önem kazanabilir. Bir vergi cezasının gerçekten çalışanın ağır ihmalinden mi, şirket içerisindeki organizasyon eksikliğinden mi veya başka bir nedenden mi kaynaklandığının teknik olarak değerlendirilmesi gerekebilir.
Yargıtay 9. Hukuk Dairesinin E. 2023/14532, K. 2023/20147, T. 20.12.2023 sayılı kararında da TBK m. 400 kapsamında işçinin sorumluluğunun belirlenmesinde işin niteliğinin yanında çalışanın eğitim, uzmanlık, yetenek ve diğer özelliklerinin dikkate alınması gerektiği vurgulanmaktadır. Bu nedenle bir tazminat talebinde yalnızca “çalışan hata yaptı ve şirket zarar gördü” şeklinde bir bağlantı kurulması yeterli değildir. Çalışanın hangi yükümlülüğü ihlal ettiği ve bu ihlalin hangi zararı meydana getirdiği somutlaştırılmalıdır.
Finans ve muhasebe çalışanlarının şirketin en hassas ticari ve mali bilgilerine erişebilmeleri nedeniyle, gizlilik yükümlülüğünün yalnızca genel iş sözleşmesi hükümlerine bırakılmaması faydalı olacaktır. İş sözleşmesinin eki veya bağımsız bir Gizlilik Sözleşmesi ile hangi bilgilerin gizli olduğu, bu bilgilerin hangi amaçlarla kullanılabileceği, şirket dışına çıkarılmasının veya kişisel cihazlara aktarılmasının yasak olup olmadığı ve iş ilişkisinin sona ermesinden sonra hangi yükümlülüklerin devam edeceği açık şekilde düzenlenebilir. Bu düzenlemeler yalnızca çalışan üzerinde caydırıcılık sağlamaz. Olası bir uyuşmazlıkta çalışanın hangi bilgilerin gizli olduğunu bildiğinin ve bu konuda açık şekilde bilgilendirildiğinin ortaya konulmasına da yardımcı olur. Gizlilik veya sır saklama yükümlülüğünün ihlali hâlinde sözleşmede cezai şart öngörülmesi de uygulamada sık kullanılan yöntemlerden biridir. Ancak cezai şartın belirlenmesinde yalnızca yüksek bir tutar belirleyerek caydırıcılık sağlanmaya çalışılması doğru bir yaklaşım değildir. Cezai şartın sözleşmenin niteliği, çalışanın ücreti, ihlalin oluşturabileceği zarar ve somut olayın koşullarıyla ölçülü olması önem taşır. Aksi hâlde uyuşmazlık durumunda cezai şartın hâkim tarafından indirilmesi gündeme gelebilir. Dolayısıyla amaç, uygulanması güç derecede ağır bir yaptırım oluşturmak değil; hukuken savunulabilir ve aynı zamanda çalışan açısından caydırıcı bir sözleşme sistemi kurmaktır.
Finans departmanlarında ortaya çıkan birçok uyuşmazlık aslında hukuki süreç başlamadan önce doğru bir yetkilendirme sistemiyle önlenebilir. Özellikle yüksek tutarlı banka işlemlerinde tek bir çalışanın işlemi başlatması, onaylaması ve sonuçlandırması şirket açısından önemli bir risk oluşturabilir. Bu nedenle işlem tutarına göre yetki limitlerinin belirlenmesi ve belirli tutarın üzerindeki işlemlerde ikinci bir yönetici veya yetkilinin onayının aranması düşünülebilir. Benzer şekilde ödeme talimatının hazırlanması, kontrol edilmesi ve banka üzerinden onaylanması mümkün olduğunca farklı kişiler veya yetki seviyeleri arasında paylaştırılabilir. Bu sistemler yalnızca suistimali önlemeye yönelik değildir. İnsan hatasının erken aşamada tespit edilmesine de imkân sağlar.
Şirketin denetim mekanizmalarının yetersiz olması, çalışanın kasıtlı veya kusurlu davranışını her durumda ortadan kaldırmaz. Nitekim Yargıtay 9. Hukuk Dairesinin E. 2023/10193, K. 2023/15686, T. 23.10.2023 sayılı kararında, zimmet suçundan kaynaklanan zarar bakımından işverenin gözetim ve denetim sorumluluğu gerekçe gösterilerek işverene %25 ortak kusur yüklenmesi isabetli bulunmamış ve somut olayın özellikleri çerçevesinde zararın tamamından çalışanın sorumlu tutulması gerektiği kabul edilmiştir. Bununla birlikte bu karar, şirketlerin denetim sistemlerinden vazgeçebileceği şeklinde yorumlanmamalıdır. Etkin bir denetim mekanizması öncelikle zararın meydana gelmesini engellemek için gereklidir. Ayrıca uyuşmazlık hâlinde hangi işlemin kim tarafından ve hangi yetki kapsamında gerçekleştirildiğinin ortaya konulmasını kolaylaştırır.
Şirketin banka hesaplarını yöneten, doğrudan nakit işlemleri gerçekleştiren veya fiziksel kasa sorumluluğu bulunan çalışanlar bakımından şirketin karşılaşabileceği mali risklere karşı ek güvence yöntemleri de değerlendirilebilir.
Somut görevin niteliğine göre, hukuki geçerlilik şartları ve yasal sınırlamalar gözetilmek kaydıyla kefalet alınması veya uygun mesleki sorumluluk/sadakat sigortası ürünlerinden yararlanılması gündeme gelebilir. Ancak bu yöntemler, görev tanımı ve iç kontrol mekanizmalarının alternatifi olarak görülmemelidir. Asıl amaç zararın ortaya çıkmasını önlemek; sigorta veya diğer güvence yöntemleri ise önlenemeyen risklerin mali sonuçlarını sınırlandırmak olmalıdır.
Finans ve muhasebe personeliyle ilgili uyuşmazlıklarda şirketler açısından en önemli tedbirlerden biri, işlem geçmişinin sonradan denetlenebilir olmasıdır. Kimin hangi tarihte hangi ödemeyi hazırladığı, işlemi kimin onayladığı, çalışanın hangi banka hesaplarında hangi yetkilere sahip olduğu ve görev değişikliklerinde bu yetkilerin ne zaman kaldırıldığı kayıt altına alınmalıdır. Özellikle personelin işten ayrılması hâlinde kurumsal sistemlere erişimin kapatılması, banka yetkilerinin kaldırılması, şirkete ait cihaz ve belgelerin teslim alınması ve gerekli devir-teslim tutanaklarının hazırlanması ihmal edilmemelidir. Bu tür kayıtlar yalnızca güvenlik tedbiri değildir. Olası bir fesih veya tazminat davasında olayın ispatını sağlayabilecek delil altyapısının önemli bir bölümünü oluşturur.
Sonuç olarak; finans ve muhasebe personelinden kaynaklanabilecek hukuki risklere karşı en etkili yöntem, uyuşmazlık meydana geldikten sonra dava açmak değil; iş ilişkisinin başlangıcından itibaren görev, yetki, denetim ve delil sistemini doğru şekilde kurmaktır. Açık görev tanımları, ölçülü yetkilendirme, çift kontrol mekanizmaları, gizlilik düzenlemeleri ve düzenli iç denetim birlikte uygulandığında hem mali kayıp riski azalacak hem de olası bir hukuki uyuşmazlıkta şirketin ispat gücü önemli ölçüde artacaktır.
Av. Ömer ÇEBİ
Ömer KORAK