1. Temsil Yoluyla Sözleşme Yapmanın Önemi ve Riski
Şirketler, hukuki işlemlerini büyük ölçüde temsilciler ve vekiller aracılığıyla gerçekleştirir. Yönetim kurulu üyeleri, müdürler, imza yetkilileri, çalışanlar veya dış vekiller; şirket adına sözleşme yapma yetkisini fiilen kullanır.
Ancak uygulamada en sık karşılaşılan ve en ağır sonuçlar doğuran uyuşmazlıklardan biri sözleşmeyi imzalayan kişinin şirketi gerçekten bağlayıp bağlamayacağıdır.
Yetkisiz temsil, eksik yetki, yetkinin aşılması veya yanlış temsil, şirketler açısından sözleşmenin geçersizliği, beklenmeyen borçlar, uzun süren davalar, ciddi ticari itibar kaybı gibi sonuçlara yol açabilir.
2. Temsil Kavramı ve Hukuki Dayanağı
Temsil Nedir?
Temsil, bir kişinin yaptığı hukuki işlemin sonuçlarının doğrudan doğruya başka bir kişi üzerinde doğmasıdır. Şirketlerde bu “başka kişi”, tüzel kişiliğin kendisidir.
Türk Borçlar Kanunu’na göre temsil, doğrudan temsil ve dolaylı temsil şeklinde ikiye ayrılır. Şirketler açısından esas olan doğrudan temsildir.
Temsil Yetkisi Nereden Doğar?
Şirketlerde temsil yetkisi kanundan, şirket sözleşmesinden, yönetim organı kararından veya vekâletten doğabilir. Bu kaynaklardan biri yoksa, yapılan sözleşme şirketi bağlamaz.
3. Şirket Organları Aracılığıyla Temsil
Yönetim Kurulu ve Müdürlerin Yetkisi
Anonim ve limited şirketlerde yönetim kurulu üyeleri ve müdürler, kural olarak şirketi temsil yetkisine sahiptir. Ancak bu yetki sınırlanabilir, birlikte imza şartına bağlanabilir, belirli işlemlerle sınırlandırılabilir.
Bu nedenle karşı tarafın “yönetici” sıfatı tek başına yeterli değildir.
Ticaret Sicili İncelemesinin Önemi
Şirket adına sözleşme yapılırken mutlaka ticaret sicil kayıtları, imza sirküleri, yetki sınırları incelenmelidir. Aksi halde yetkisiz temsil riski doğar.
4. Vekâlet Yoluyla Temsil ve Şirketler Açısından Riskler
Vekâletname İncelemesi Neden Hayati?
Şirketler, hem kendi adlarına vekâlet verdiklerinde hem de karşı tarafın vekil aracılığıyla işlem yapması halinde vekâletnameyi detaylı incelemelidir.
Vekâletnamede özellikle yetkinin kapsamı, süresi, özel yetki gerektiren işlemler kontrol edilmelidir.
Özel Yetki Gerektiren Haller
Bazı işlemler genel vekâletle yapılamaz. Örneğin taşınmaz satışı, kefalet verilmesi, sulh ve feragat, tahkim şartı kabulü gibi işlemler için açık ve özel yetki şarttır.
5. Yetkisiz Temsil ve Sonuçları
Yetkisiz Temsil Nedir?
Bir kişinin şirket adına işlem yapması, ancak buna yetkili olmaması durumunda yetkisiz temsil söz konusu olur.
Bu halde:
· Sözleşme askıda hükümsüzdür.
· Şirket, işleme onay vermezse işlemle bağlı değildir.
· Karşı taraf ciddi risk altındadır.
Sonradan Onay (İcazet)
Şirket, yetkisiz temsilcinin yaptığı sözleşmeye sonradan onay verirse sözleşme geçerli hale gelir. Ancak onay verilmezse sözleşme baştan itibaren hükümsüz sayılır.
6. Yetkinin Aşılması Halleri
Temsilci yetkili olsa bile yetkisini aşarak işlem yapabilir. Vekilin yetkisi yalnızca belirli tutarla sınırlıyken daha yüksek bedelli sözleşme yapması, yetkisi yalnızca satın almaya yönelik iken kefalet vermesi gibi durumlar yetki aşımına örnektir.
Ancak iyi niyetli üçüncü kişiler korunabilir. Bu nedenle şirketler yetki sınırlarını açıkça sicile yansıtmalıdır.
Birlikte İmza ve Çift İmza Şartları
Uygulamada şirketlerin en sık yaşadığı sorunlardan biri, birlikte imza şartının göz ardı edilmesidir. Birçok şirkette temsil yetkisi birlikte imza şartına bağlanmıştır. Bu durumda tek imzayla yapılan sözleşmeler şirketi bağlamaz
Elektronik Ortamda Temsil ve E-İmza
Günümüzde birçok sözleşme elektronik ortamda imzalanmaktadır. Ancak e-imza sahibinin yetkili olup olmadığı, yetkinin elektronik işlemleri kapsayıp kapsamadığı kontrol edilmelidir.
Yetkisiz e-imza kullanımı, şirket açısından ciddi riskler doğurur.
7. Şirket Çalışanlarının Sözleşme Yapması
Çalışanların Fiili Temsili
Bazı çalışanlar fiilen sözleşme yapıyor gibi görünse de hukuken temsil yetkisi yoktur. Bu durum özellikle satış temsilcileri, bölge müdürleri, proje yöneticileri bakımından sıkça görülür.
Şirketler, çalışanların yetkilerini yazılı hale getirmeli ve karşı tarafa açıkça bildirmelidir.
Sözleşmeye Konulması Gereken Temsil Kayıtları
Şirketler, sözleşmelere mutlaka tarafların yetkili temsilciler aracılığıyla imza attığı, yetkinin geçerli olduğu, yetkisiz temsil halinde kimlerin ne şekilde sorumlu olacağı yönünde yönünde hükümler koymalıdır.Bu kayıtlar, ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda şirket lehine güçlü delil oluşturur.
8. Yabancı Şirketler ve Uluslararası Temsil Sorunları
Yabancı şirketlerle yapılan sözleşmelerde temsil yetkisi daha da karmaşık hale gelir. Bu durumda yetki belgelerinin yabancı ülke hukukuna uygun şekilde hazırlanması ve apostilli olması, çevirilerin doğru yapılması, yerel hukukla uyumun sağlanması zorunludur.
9. Temsil Hatalarının Şirketlere Maliyeti
Uygulamada temsil hataları nedeniyle yüksel bedelli sözleşmeler geçersiz sayılabilmekte, sirketler beklemedikleri borçlarla karşılaşmakta, uzun ve maliyetli davalar açılmaktadır
Bu riskler, profesyonel sözleşme yönetimiyle büyük ölçüde önlenebilir.
Şirketler açısından sözleşmenin içeriği kadar, kim tarafından imzalandığı da hayati öneme sahiptir. Temsil ve yetki denetimi yapılmadan imzalanan sözleşmeler, ileride telafisi güç zararlar doğurur.
Bu nedenle temsil yetkisi titizlikle incelenmeli, vekâletnameler profesyonelce kontrol edilmeli, sözleşmeler hukukçular tarafından hazırlanmalı ve denetlenmelidir.