30 Aralık 2017 CUMARTESİ Resmî Gazete Sayı : 30286 YÖNETMELİK Kişisel Verileri Koruma Kurumundan: VERİ SORUMLULARI SİCİLİ HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca Kurulun gözetiminde, Başkanlık tarafından kamuya açık olarak tutulacak olan Veri Sorumluları Sicilinin oluşturulması, idaresi ile Veri Sorumluları Siciline yapılması öngörülen kayıtlara ilişkin usul ve esasları belirlemek ve uygulanmasını sağlamaktır. Kapsam MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişileri kapsar. Dayanak MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 6698 sayılı Kanunun 16 ncı maddesinin beşinci fıkrası ile 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) ve (e) bentlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen; a) Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini, b) Başkan: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanını, c) Başkanlık: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığını, ç) İrtibat kişisi: Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişiler ile Türkiye’de yerleşik olmayan tüzel kişi veri sorumlusu temsilcisinin Kanun ve bu Kanuna dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kurum ile kurulacak iletişim için veri sorumlusu tarafından Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişiyi, d) Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu, e) Kayıt: Kayıt yükümlülüğü altında bulunan veri sorumlularının Yönetmelik ile belirlenen usul ve esaslara uygun olarak yaptığı bildirimi, f) Kayıt yükümlülüğü: Yönetmelik uyarınca gerçekleştirilmesi gereken kayıt ile ilgili yükümlülüğü, g) Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi: Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini, ğ) Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, h) Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri, ı) Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı, i) Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi, j) Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu, k) Kurum: Kurul ve Başkanlıktan oluşan Kişisel Verileri Koruma Kurumunu, l) Sicil: Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilini, m) Veri kategorisi: Kişisel verilerin ortak özelliklerine göre gruplandırıldığı veri konusu kişi grubu veya gruplarına ait kişisel veri sınıfını, n) Veri konusu kişi grubu: Veri sorumlularının kişisel verilerini işledikleri ilgili kişi kategorisini, o) Veri sorumluları sicil bilgi sistemi (VERBİS): Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemini, ö) Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, p) Veri sorumlusu temsilcisi: Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumlularını bu Yönetmeliğin 11 inci maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen konularda asgari temsile yetkili Türkiye’de yerleşik tüzel kişi ya da Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiyi, ifade eder. (2) Bu Yönetmelikte yer almayan tanımlar için Kanundaki tanımlar uygulanır. İKİNCİ BÖLÜM Sicilin Oluşturulması, İdaresi, Gözetimi ve Sicile Erişim İlke, usul ve esaslar MADDE 5 – (1) Sicilin oluşturulması, idaresi ve gözetimi hususunda aşağıdaki ilke, usul ve esaslara uyulur: a) Veri sorumluları, kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kaydolmak zorundadır. b) Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları, veri işlemeye başlamadan önce veri sorumlusu temsilcisi marifetiyle Sicile kaydolmak zorundadır. c) Sicil kamuya açık biçimde tutulur. Kurul, kamuya açıklık ilkesinin sağlanması şartıyla, bu ilkenin kapsamı ve istisnalarını belirleme yetkisini haizdir. ç) Sicil başvurularında Sicile açıklanacak bilgiler Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak hazırlanır. d) Kanunun 10 uncu maddesinde veri sorumluları için belirtilen aydınlatma yükümlülüğünde, Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen ilgili kişi başvurularının yanıtlanmasında ve ilgili kişiler tarafından açıklanacak açık rızanın kapsamının belirlenmesinde kişisel veri işleme envanterine dayalı olarak Sicile sunulan ve Sicilde yayınlanan bilgiler esas alınır. e) Veri sorumluları, Sicile sunulan ve Sicilde yayınlanan bilgilerin eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka uygun olmasından sorumludur. Veri sorumlularının Sicile kaydolması Kanun kapsamındaki diğer yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. f) Kanunun 28 inci maddesinde belirtilen durumlar saklı kalmak kaydıyla Yönetmeliğin 16 ncı maddesinde belirtilen objektif kriterlere dayalı olarak belirli şartları taşıyan veri sorumlularının Kurul tarafından Sicile kayıtla yükümlü tutulmaması; bu veri sorumlularının Kanun kapsamındaki yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. g) Sicile ilişkin işlemler, veri sorumluları tarafından VERBİS üzerinden gerçekleştirilir. ğ) Veri sorumluları tarafından Sicile sunulan ve Sicilde yayınlanan kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre; Kanunun 7 nci maddesinde belirtilen veri sorumlularının silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesinde esas alınır. Sicilin oluşturulması, idaresi ve gözetimi MADDE 6 – (1) Sicil, Başkanlık tarafından oluşturulur. Başkanlık, Sicilin oluşturulması, idaresi, güncel biçimde tutulması ve muhafaza edilmesi amacıyla; VERBİS’in kurulması ve işletilmesi için gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. (2) Sicilin oluşturulmasından ve idaresinden sorumlu hizmet birimi, Veri Yönetimi Dairesi Başkanlığıdır. (3) Sicilin gözetimi Kurul tarafından gerçekleştirilir. Veri Yönetimi Dairesi Başkanlığı tarafından üç aylık dönemler halinde hazırlanan ve kapsamı Kurul tarafından belirlenecek olan faaliyet raporu Kurula sunulur. Sicile erişim MADDE 7 – (1) Başkanlık, Sicilde yer alan güncel bilgileri Kurul kararları uyarınca belirlenecek uygun yöntemlerle kamuya açıklar. (2) Veri sorumluları sicilinde yer alan bilgilerden aşağıdakiler kamuya açıklanır: a) Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisinin adı, adresi ve alınmış olması halinde KEP adresi, b) Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlenebileceği, c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri, ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı ve alıcı grupları, d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler, e) Sicile kayıt tarihi ile kaydın sona erdiği tarih, f) Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler, g) Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Kayıt Yükümlülüğünün Başlangıcı, VERBİS’e Girilecek Bilgiler, Kayıt Başvurusu, Kaydın Yenilenmesi ve Silinmesi Kayıt yükümlülüğünün başlangıcı MADDE 8 – (1) Veri sorumluları, kişisel veri işlemeye başlamadan önce Sicile kayıt yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır. (2) Kayıt yükümlülüğü altında bulunmayan, sonradan kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumluları, yükümlülük altına girmelerini müteakip otuz gün içerisinde Sicile kaydolurlar. (3) Kayıt yükümlülüğü altında bulunan veri sorumluları, herhangi bir fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilememesi halinde, bu imkânsızlığın ortaya çıktığı tarihten itibaren en geç 7 iş günü içerisinde Kuruma yazılı olarak başvurmak ve gerekçesini belirtmek şartıyla, kayıt yükümlülüklerini yerine getirmek için Kurumdan ek süre talep edebilirler. Kurum, bir defaya mahsus olmak ve her halde otuz günü geçmemek üzere ek süre verebilir. Kayıt yükümlülüğü kapsamında iletilecek bilgiler MADDE 9 – (1) Sicile yapılan kayıt başvurusu aşağıdaki bilgileri içerir: a) Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisine ait kimlik ve adres bilgilerine ilişkin Kurul tarafından belirlenecek başvuru formunda yer alan bilgiler, b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar, ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler, e) Kanunun 12 nci maddesinde öngörülen ve Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre alınan tedbirler, f) Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi. (2) Veri sorumluları tarafından birinci fıkranın (b), (c), (ç) ve (d) bentleri uyarınca Sicile açıklanacak bilgiler; Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak VERBİS’te belirtilen başlıklar kullanılarak VERBİS üzerinden Sicile iletilir. (3) Veri sorumluları tarafından birinci fıkranın (e) bendi uyarınca Sicile açıklanacak bilgiler; Kanunun 12 nci maddesinde belirtilen hususları kapsayacak şekilde VERBİS’te belirtilen başlıklar kullanılarak VERBİS üzerinden Sicile iletilir. (4) Veri sorumluları tarafından birinci fıkranın (f) bendi uyarınca Sicile açıklanacak kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresine ilişkin bilgiler veri kategorileri ile eşleştirilerek Sicile bildirilir. Veri sorumlusu tarafından Sicile bildirilen veri kategorilerinin işleme amaçları ve bu amaçlara dayalı olarak işlenmeleri için gerekli olan azami muhafaza edilme süreleri ile mevzuatta öngörülen süreler farklı olabilir. Bu durumda mevzuatta azami muhafaza edilme süresi öngörülmüşse öngörülen bu süre yoksa bunlardan en uzun süre esas alınarak bu veri kategorisi için Sicile bildirim yapılır. Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi belirlenirken; a) İlgili veri kategorisinin işlenme amacı kapsamında veri sorumlusunun faaliyet gösterdiği sektörde genel teamül gereği kabul edilen süre, b) İlgili veri kategorisinde yer alan kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ve ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin devam edeceği süre, c) İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak veri sorumlusunun elde edeceği meşru menfaatin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak geçerli olacağı süre, ç) İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken devam edeceği süre, d) Belirlenecek azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı, e) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü gereği ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel verileri saklamak zorunda olduğu süre, f) Veri sorumlusu tarafından, ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zamanaşımı süresi, dikkate alınır. (5) Veri sorumluları, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami sürenin belirlenmesi, bu sürelerin kişisel veri işleme envanterinde belirtilen bilgilerle uyumu ve azami sürenin aşılıp aşılmadığının takibi için kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlayarak, bu politikanın uygulanmasını temin ederler. (6) VERBİS içerisinde belirtilen başlıkların ve içeriklerinin, veri sorumlusunun gerçekleştirdiği faaliyetleri ve Sicile iletmesi gereken bilgileri tam olarak kapsamaması durumunda; veri sorumlusu bu bilgileri ayrıca VERBİS içerisinde bu amaca ilişkin ayrılan “Diğer” başlıklı bölümlere girerek Sicile bildirimini tamamlar. Kayıt başvurusu MADDE 10 – (1) Veri sorumluları, 9 uncu maddede belirtilen bilgileri VERBİS’e yüklemek suretiyle kayıt yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılır. (2) Kurum tarafından 8 inci maddenin üçüncü fıkrasında belirtildiği üzere kendilerine ek süre verilmiş olan veri sorumluları, bu süre tamamlanmadan kayıt başvurusunu tamamlamak zorundadır. Veri sorumlusu, veri sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisinin yükümlülükleri MADDE 11 – (1) Tüzel kişilerde veri sorumlusu tüzel kişiliğin kendisidir. Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ, Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiyi görevlendirebilir. Bu görevlendirme Kanun hükümleri uyarınca tüzel kişiliğin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. (2) Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumlusunun, veri sorumlusu temsilcisi atanmasına ilişkin yetkili organı veya kişisi tarafından alınacak kararın tasdikli örneği, kayıt başvurusu sırasında veri sorumlusu temsilcisi tarafından Kuruma sunulur. (3) Veri sorumlusu temsilcisi atama kararı, asgari olarak aşağıda belirtilen hususları kapsayacak şekilde düzenlenir: a) Kurum tarafından yapılan tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme, b) Kurum tarafından veri sorumlusuna yöneltilen talepleri veri sorumlusuna iletme, veri sorumlusundan gelecek cevabı Kuruma iletme, c) Kurul tarafından başkaca bir esasın belirlenmemiş olması halinde; ilgili kişilerin Kanunun 13 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca veri sorumlusuna yönelteceği başvuruları veri sorumlusu adına alma ve veri sorumlusuna iletme, ç) Kurul tarafından başkaca bir esasın belirlenmemiş olması halinde; ilgili kişilere Kanunun 13 üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca veri sorumlusunun cevabını iletme, d) Veri sorumlusu adına Sicile ilişkin iş ve işlemleri yapma. (4) Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişiler Sicile kayıt sırasında irtibat kişisi bilgilerini Sicile işlerler. İrtibat kişisi veri sorumlusunu Kanun ve Yönetmelik hükümlerine göre temsile yetkili değildir. İrtibat kişisi, ilgili kişilerin veri sorumlusuna yönelteceği taleplerin cevaplandırılması konusunda iletişimi sağlar. (5) Kamu kurum ve kuruluşlarında irtibat kişisi, üst düzey yönetici tarafından Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla belirlenerek Sicile kaydı yapılan daire başkanı veya üstü yöneticidir. İletişimin sağlanması MADDE 12 – (1) Kanunun uygulanmasıyla ilgili olarak Kurum tarafından veri sorumlusuyla kurulacak her türlü iletişim; a) Türkiye’de yerleşik tüzel kişiler için, Sicile bildirilen kimlik, adres veya KEP adresi bilgileri üzerinden ilgili tüzel kişi, b) Türkiye’de yerleşik gerçek kişiler için, Sicile bildirilen kimlik, adres veya KEP adresi bilgileri üzerinden ilgili gerçek kişi, c) Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları için, Sicile bildirilen veri sorumlusu temsilcisi, vasıtasıyla gerçekleştirilir. Kayıt bilgilerinde değişiklikler MADDE 13 – (1) Veri sorumluları, sicilde kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri, VERBİS üzerinden yedi gün içerisinde Kuruma bildirir. Sicil kaydının silinmesi MADDE 14 – (1) Veri sorumlusu, sicil kaydının silinmesine ilişkin olarak VERBİS üzerinden Kuruma başvurur. (2) Kayıt yükümlüğünü gerektiren faaliyet sona erer ya da ortadan kalkarsa, sicil kaydı silinir. Bu kayıtlar, istendiğinde erişilebilir olmakla birlikte üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamayacak şekilde tutulur. (3) Sicil kaydının silinmesi veri sorumlusunun Sicile kayıtlı olduğu dönemdeki yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Kayıt Yükümlülüğünün İstisnaları İstisna uygulanacak haller MADDE 15 – (1) Aşağıda belirtilen kişisel veri işleme faaliyetleri bakımından veri sorumlusunun bu faaliyetleri Sicile kayıt etmesi ve bildirmesi yükümlülüğü yoktur: a) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması. b) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi. c) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması. ç) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması. İstisna kriterleri MADDE 16 – (1) Kurul, aşağıdaki kriterleri göz önünde bulundurarak kayıt yükümlülüğüne istisna getirebilir: a) Kişisel verinin niteliği. b) Kişisel verinin sayısı. c) Kişisel verinin işlenme amacı. ç) Kişisel verinin işlendiği faaliyet alanı. d) Kişisel verinin üçüncü kişilere aktarılma durumu. e) Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlardan kaynaklanması. f) Kişisel verilerin muhafaza edilmesi süresi. g) Veri konusu kişi grubu veya veri kategorileri. (2) Kurul, birinci fıkrada sayılan kriterler çerçevesinde belirlenen istisnaların kapsamı ile uygulama usul ve esaslarını belirlemek amacıyla karar alma yetkisini haizdir. Kurul bu kararlarını uygun yöntemlerle yayımlayarak kamuya duyurur. BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler İdari yaptırım MADDE 17 – (1) Veri sorumluları siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında Kanunun 18 inci maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan idari para cezası uygulanır. (2) Veri sorumluları siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edilmesi eyleminin, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları bünyesinde işlenmesi hâlinde, Kurulun yapacağı bildirim üzerine, ilgili kamu kurum ve kuruluşunda görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında görev yapanlar hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılır ve sonucu Kurula bildirilir. Tereddütlerin giderilmesi MADDE 18 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanması sırasında doğacak tereddütleri ve uygulamaya ilişkin aksaklıkları gidermeye ve uygulamayı yönlendirmeye, ilke ve standartları belirlemeye ve uygulama birliğini sağlayacak gerekli düzenlemeleri yapmaya, bu hususta gerekli her türlü bilgi ve belgeyi istemeye, bu Yönetmelikte yer almayan konularda ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde karar vermeye Kurul yetkilidir. Yürürlük MADDE 19 – (1) Bu Yönetmelik 1/1/2018 tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 20 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Başkan yürütür.