Emniyet Genel Müdürlüğü, evrak arşiv hizmetlerinin daha düzenli şekilde yapılmasını sağlamak amacıyla hukuki düzenlemelere gidildiğini açıkladı. Arşiv ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından yapılan açıklamada, müdürlüğü bağlı birimlerinde üretilen her evrakın mevcut mevzuatta yer alan zaman aşımı süresi göz önüne alınarak saklama süresi belirlendiği belirtilerek, "Her yılın belli dönemlerinde yapılan ayıklama ve imha faaliyetleri çerçevesinde saklama süresini tamamlayan evrak tespit edilerek ayrılmakta ve imha edilmektedir." denildi. Emniyet Genel Müdürlüğü Arşiv ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 'evrak tasnifi, dosyalanması, arşivlenmesi ve muhafazası' konusunda bir açıklama yaptı. Evrak arşivlemesinin '3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkındaki Kanun'a dayandırıldığı belirtildi. <br /> <div><strong><br /> SAKLAMA SÜRESİ GEÇEN EVRAKLAR İMHA EDİLİYOR </strong></div> <br /> <div>'Emniyet Genel Müdürlüğü Gizlilik Dereceli Evrak Yönergesi' ile gizlilik dereceli evrakla ilgili düzenlemelere gidildiğinin hatırlatıldığı açıklamada, "Emniyet Genel Müdürlüğü'nde arşiv hizmetleri, dosya arşivleme sistemlerinden biri olan 'Nümerik' sistem esas alınarak yürütülmektedir. Buna göre Emniyet Genel Müdürlüğü'nün görev alanına giren hizmetler ana konu gruplarına ve her ana konu grubu da kendi içerisinde alt konu gruplarına ayrılmış ve evraka konusuna göre beş rakamdan oluşan aidiyet numarası verilmiştir. Evrakın tasnif edilmesi, dosyalanması, muhafazası ile arşivlenmesi bu aidiyet numarası esas alınarak yapılmaktadır. Ayrıca, Emniyet Genel Müdürlüğü birimlerinde üretilen her evrakın mevcut mevzuatta yer alan zaman aşımı süresi göz önüne alınarak saklama süresi belirlenmiştir. Her yılın belli dönemlerinde yapılan ayıklama ve imha faaliyetleri çerçevesinde saklama süresini tamamlayan evrak tespit edilerek ayrılmakta ve imha edilmektedir. Emniyet Genel Müdürlüğü'ne bağlı birimlerinde üretilen veya bu birimlere gelen evrak, muhafazasında birim arşivi ve kurum arşivi olmak üzere iki farklı arşiv kullanılmaktadır. Birimlerde bulunan evrak, uygulanan arşiv sistemi doğrultusunda aidiyet numarasına göre tasnif edilmekte, dosyalanmakta ve kaydının tutulmasını müteakip saklama süresi kadar bu arşivlerde muhafaza edilmektedir." denildi. </div> <br /> <div><strong>GİZLİ EVRAKLARA YÖNELİK TALEPLER KABUL EDİLMİYOR</strong> </div> <br /> <div>Açıklamada, Emniyet Genel Müdürlüğü'nde arşiv hizmetlerini düzenleyen 'Emniyet Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı Arşiv Yönetmeliği' hükümleri çerçevesinde sadece merkez teşkilatı bünyesinde bulunan kurum arşivinde, herhangi bir konuda belge olması halinde, bu belgeler üzerinde içişleri bakanı onayı ile belirlenen süre kadar bilimsel amaçla araştırma ve inceleme yapılabildiği kaydedildi. 'Gizli', gizlilik derecesine sahip belgelere ait yapılan taleplerin hiçbir şekilde dikkate alınmayacağının vurgulandığı açıklamada şu ifadelere yer verildi: "Genel müdürlük kurum arşivinde araştırma ve inceleme yapmak isteyen kişilerin, dilekçe ile Emniyet Genel Müdürlüğü'ne bizzat veya posta yolu ile müracaat etmeleri ve dilekçelerinde açık kimlik bilgilerini, adreslerini, irtibat telefonlarını ve hangi konuda araştırma inceleme yapmak istediklerini açıkça belirtmeleri gerekmektedir. Bu konuda Emniyet Genel Müdürlüğü'ne intikal eden müracaatlar, değerlendirilmek üzere araştırma ve inceleme yapılmak istenen konuda hizmet yürüten birime havale edilir. Kurum arşivinde araştırma ve inceleme yapılmak istenen konuda belge bulunmaması halinde talep reddedilir. Arşivde konuyla ilgili olarak belge bulunması halinde ilgili birim tarafından bakanlık makamından onay alınır. Her iki halde keyfiyet dilekçe sahibine bildirilir. Araştırma ve inceleme talebi uygun görülen kişiler çalışmalarını 'gizli' gizlilik derecesine sahip olanlar hariç olmak üzere inceleyecekleri belgeleri, Bakanlık makamından izin alan birim bünyesinde yine bu birimde görevli bir personel refakatinde kendilerine tahsis edilen odada yürütürler. Araştırmacılar, inceledikleri belgelerin kopyasını, fotokopisini alamazlar ve fotoğrafını çekemezler ancak, bununla ilgili not alabilirler."</div>