ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL USUL VE ESASLARI

Genel Kurullar; Günümüz şirket, dernek, vakıf ve buna benzer çeşitli topluluk şekilleri ve tüzel kişilerinin, mali ve idari çeşitli konularının gündeme alınıp görüşüldüğü; kimi zaman zorunlu, kimi zamansa TTK’da yer alan Anonim Şirketlere özgü Genel Kurul usul ve esaslarının ihtiyari olarak uygulanmasıyla oluşturulan bir toplantı biçimidir. Bu yazımızda 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 407. ve devamındaki maddeler ile 28.11.2012 tarih ve 28481 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” ‘te usul ve esasları düzenlenen Anonim Şirketlerde Genel Kurulların usul ve esasa ilişkin hususlarından bahsedeceğiz.

Genel Kurul Tanımı, Unsurları ve Kanuni Dayanağı

Anonim Şirketlerde Genel Kurula ilişkin usul ve esaslar, Türk Ticaret Kanunu 407. ve devamındaki maddelerde ve 28.11.2012 tarihli Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’te düzenlenmiştir. Yönetmeliğin lafzında da yer aldığı üzere ilgili kanun aynı zamanda Türk Ticaret Kanunu’nda anılan ve Bakanlık Temsilcilerinin Genel Kurula iştirakinin söz konusu olduğu hususlara ilişkin de düzenlemelere yer vermektedir.

Genel Kurul, Anonim şirketlerde Yönetim Kurulu ile birlikte şirketle ilgili mali ve idari çeşitli konunun görüşüldüğü ve karara bağlandığı organdır. Çağrı usulleri, Toplantı yeri ve diğer zorunlu unsurların noksanlığı, hem Genel Kurulda yer alan Genel Kurul üyeleri adına; hem de şirketin tüzel kimliği adına çeşitli mağduriyetler ve hak kayıpları yaratabileceğine binaen bu hak kayıplarının önüne geçebilme maksadıyla Türk Ticaret Kanunu’nda bahse konu usul ve esaslara ilişkin hususlara ayrıntılı şekilde yer verilmiştir.

Genel Kurul, her Anonim şirkette mutlaka bulunması gereken ve bulundurulmadığı takdirde şirketin feshine sebebiyet verebilecek olan, şirketin tüm paydaşlarını içerisinde bulunduran ve toplantı çeşitleri, toplantı zamanı, toplantı yeri, çağrı usulleri ve diğer tüm hususların ilgili kanun ve yönetmeliklerde düzenlendiği bir toplantı şeklidir.

Genel Kurul, yukarıda da atıf yaptığımız üzere Yönetim Kurulu ile birlikte şirket ile ilgili önemli kararların alındığı bir organ olsa da Yönetim Kurulu’nun sahip olduğu temsil yetkisine ve icrai bir işleme sahip olmayıp karar alma ve irade sunma işlevindedir.

Genel Kurulun Görev ve Yetki Alanları

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 408. Maddesinde Genel Kurulun görev ve yetkileri;

“(1) Genel kurul, kanunda ve esas sözleşmede açıkça öngörülmüş bulunan hâllerde karar alır.

(2) Çeşitli hükümlerde öngörülmüş bulunan devredilemez görevler ve yetkiler saklı kalmak üzere, genel kurula ait aşağıdaki görevler ve yetkiler devredilemez:

a) Esas sözleşmenin değiştirilmesi.

b) Yönetim kurulu üyelerinin seçimi, süreleri, ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi haklarının belirlenmesi, ibraları hakkında karar verilmesi ve görevden alınmaları.

c) Kanunda öngörülen istisnalar dışında denetçinin seçimi ile görevden alınması.

d) Finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, yıllık kâr üzerinde tasarrufa, kâr payları ile kazanç paylarının belirlenmesine, yedek akçenin sermayeye veya dağıtılacak kâra katılması dâhil, kullanılmasına dair kararların alınması.

e) Kanunda öngörülen istisnalar dışında şirketin feshi.

f) Önemli miktarda şirket varlığının toptan satışı.

(3) Tek pay sahipli anonim şirketlerde bu pay sahibi genel kurulun tüm yetkilerine sahiptir. Tek pay sahibinin genel kurul sıfatıyla alacağı kararların geçerlilik kazanabilmeleri için yazılı olmaları şarttır.”

Şeklinde düzenlenmiştir. Genel Kurula ilişkin olarak usul ve yöntemler, Türk Ticaret Kanunu madde 339’da şekil ve şartları belirtilen Şirket Esas Sözleşmesi içerisinde kararlaştırılır. Anonim Şirketlerde Genel Kurul her ne kadar mali ve idari içerikli çeşitli konularda toplanıp karar alsa da bu organ kendi çeşitli görev ve yetkilerinin devredilmesiyle ilgili karar alamamaktadır. İlgili kanun maddesi TTK 408/2’de yer aldığı üzere bunlar;

“a) Esas sözleşmenin değiştirilmesi.

b) Yönetim kurulu üyelerinin seçimi, süreleri, ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi haklarının belirlenmesi, ibraları hakkında karar verilmesi ve görevden alınmaları.

c) (Değişik: 26/6/2012-6335/22 md.) Kanunda öngörülen istisnalar dışında denetçinin seçimi ile görevden alınması.

d) Finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, yıllık kâr üzerinde tasarrufa, kâr payları ile kazanç paylarının belirlenmesine, yedek akçenin sermayeye veya dağıtılacak kâra katılması dâhil, kullanılmasına dair kararların alınması.

e) Kanunda öngörülen istisnalar dışında şirketin feshi.

f) Önemli miktarda şirket varlığının toptan satışı.”

Şeklinde ifade belirtilmiştir.

Genel Kurul, yalnızca kanunda ve Esas Sözleşmede açıkça öngörülmüş olan hallerde ve bazı diğer temel konularda karar alabilirken; Yönetim Kurulu, Genel Kurulun yetkisine bırakılmış olanlar dışındaki her türlü yönetimsel konuda karar alabilir. Genel Kurulun yetkisine bırakılmış konuların başlıcaları Esas sözleşme değişiklikleri, kârın kullanım şeklinin belirlenmesi, ortaklığın başka bir şirketle birleşmesi veya sona erdirilmesi ve bu benzer hususlardır.

Genel Kurul Toplantı Şekilleri

Genel Kurulun toplantı usul ve esaslarına ilişkin hususlar Türk Ticaret Kanunu’nu madde 409’da;

“(1) Genel kurullar olağan ve olağanüstü toplanır. Olağan toplantı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Bu toplantılarda, organların seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılır, karar alınır.

(2) Gerektiği takdirde genel kurul olağanüstü toplantıya çağrılır.

(3) Aksine esas sözleşmede hüküm bulunmadığı takdirde genel kurul, şirket merkezinin bulunduğu yerde toplanır.”

Şeklinde düzenlenmiştir. Kanunda atıf yapılan faaliyet dönemi takvim yılına tekabül ettiğinde; yani dönem sonunu 31 Aralık olarak ele aldığımızda, Genel Kurul’un 31 Mart tarihine kadar toplanmış olması gerekmektedir. Genel Kurul toplantılarını zamansal açıdan sınıflandırdığımızda karşımıza olağan Genel Kurul ve olağanüstü Genel Kurul kavramları çıkmaktadır. Toplantıların gerçekleştirileceği yer ve ortam bakımından sınıflandırdığımızda elektronik ortamda yapılan Genel Kurul ve fiziki Genel Kurul ayrımı çıkarken çağrı usulünün uygulanıp uygulanmamasına göre de çağrılı ve çağrısız Genel Kurul şeklinde Genel Kurul biçimlerini sınıflandırabiliriz.

Olağan Genel Kurul

Türk Ticaret Kanunu, olağan ve olağanüstü Genel Kurul kavramların madde 409’da açıkça düzenlemekte ve bu ayrım doğrudan kanun koyucu tarafından ele alınmaktadır. İlgili kanunda anıldığı üzere;

“(1) Genel kurullar olağan ve olağanüstü toplanır. Olağan toplantı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Bu toplantılarda, organların seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılır, karar alınır.

(2) Gerektiği takdirde genel kurul olağanüstü toplantıya çağrılır.

(3) Aksine esas sözleşmede hüküm bulunmadığı takdirde genel kurul, şirket merkezinin bulunduğu yerde toplanır.”

Olağan toplantıların, yukarıda da atıf yaptığımız üzere her faaliyet dönemi bitiminden itibaren 3 aylık süre içerisinde yapılması gerekmektedir. Bu süre esas sözleşme ile daha kısa bir zamana indirgenebilse de 3 aydan daha uzun bir süreye uzatılamamaktadır. Olağan Genel Kurul toplantısı bu 3 aylık süre içerisinde toplanmazsa ve bu gecikmeden ötürü şirket tüzel kişisi yani ortaklık bir zarara uğrarsa, bu hususta kanunda belirtilen süreler içerisinde Genel Kurulu toplamayan yöneticilerin sorumluluğuna gidilir. Buna ilişkin olarak Türk Ticaret Kanunu madde 553 ve devamındaki maddeler uyarınca Genel Kurulun toplanmasını geciktiren Yönetim Kurulu üyeleri aleyhinde dava açılması söz konusu olabilir; eğer ki 3 aylık sürenin sonunda Genel Kurulu toplamayan Yönetim Kurulunun görev süresi biterse de görev süresi biten Yönetim Kurulu üyelerinin temsil yetkisi, şirketin genel işleriyle ilgili olarak devam eder. Zira Genel Kurulu toplamak asıl olarak Yönetim Kurulu’nun görevidir.

Olağanüstü Genel Kurul

Olağanüstü Genel Kurul toplantıları, belirli bir zamanda yapılması öngörülmemiş; yalnızca ihtiyaç duyulduğu hallerde organize edilen toplantılardır. Genel Kurul’u olağan toplantıya çağırma yetkisinin Yönetim Kurulunda olduğu gibi Genel Kurul’u olağanüstü toplantıya çağırma yetkisi de yine Yönetim Kurulundadır. Kanun koyucu belirli şartlar çerçevesinde bu yetkiyi denetçilere, şirketteki azlık pay sahiplerine, Tek pay sahiplerine ve tasfiye memuruna da bu yetkiyi tanımıştır.

Çağrısız Kurul

Türk Ticaret Kanunu'nun Çağrısız Genel Kurul başlıklı 416. maddesi, bütün pay sahiplerinin veya temsilcilerinin aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrıya ilişkin madde hükümlerine riayet edilmeksizin Genel Kurul olarak toplanabileceğini ve toplantı nisabı var olduğu sürece de karar alabileceğini düzenliyor.

“(1) Bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, genel kurula katılmaya ve genel kurul toplantılarının yapılmasına ilişkin hükümler saklı kalmak şartıyla, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın, genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı varolduğu sürece karar alabilirler.

(2) Çağrısız toplanan genel kurulda, gündeme oybirliği ile madde eklenebilir; aksine esas sözleşme hükmü geçersizdir.”

Bu nedenle ilgili kanunun 410. ve devamındaki maddelerde yer alan çağrı merasimine ilişkin hususlar uygulanmadan da Genel Kurul’un karar alabilmesi mümkündür. Aile şirketi şeklinde katılımcı sayısı az olan Anonim Şirketlerde bu uygulama yaygın olarak kullanılmaktadır.

Her ne kadar ilgili kanunun izin verdiği ölçüde çağrı merasimine riayet edilmeden Genel Kurul toplantı yapabilse de diğer hususlara ilişkin kurallar mutlak surette uygulanmalıdır. Bu kurallara örnek olarak Genel Kurul kurallarının tutanağa bağlanması ve gerekli olduğu surette Bakanlık temsilcisinin toplantıda yer alması zorunluluğu gösterilebilir.

Çağrısız Genel Kurul hususunda dikkat edilmesi gereken önemli noktalardan birisi de yukarıdaki kanunda da belirtildiği üzere toplantının Genel Kurul olarak nitelendirilebilmesi için hiçbir pay sahibinin bu duruma muhalefet etmemesi gerektiğidir. Burada muhalefetten kasıt toplantının çağrı merasimine uyulmaksızın yapılmasına dair bir itirazdır. Buna ek olarak çağrısız Genel Kurulda yüzde yüz katılım şartı hem toplantı başlangıcında hem de toplantının her aşamasında sağlanmasıdır. Çağrısız Genel Kurulda gündeme alınan konulara ilişkin karar verilebilmesi için tüm paydaşların oybirliği gerekmektedir.

Çağrılı Genel Kurul

Türk Ticaret Kanunu’nun 410. maddesi çerçevesince Genel Kurulu toplantıya çağırma hususunda asli yetki Yönetim Kurulundadır. Genel Kurulun, Yönetim Kurulu haricindeki diğer kişiler tarafından da toplantıya çağrılması mümkündür. Bu kişiler doğru koşullar sağlandığı şartlarda pay sahipleri, tasfiye memuru ve kayyımdır.

“(1) Genel kurul, süresi dolmuş olsa bile, yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılabilir. Tasfiye memurları da, görevleri ile ilgili konular için, genel kurulu toplantıya çağırabilirler.

(2) Yönetim kurulunun, devamlı olarak toplanamaması, toplantı nisabının oluşmasına imkân bulunmaması veya mevcut olmaması durumlarında, mahkemenin izniyle, tek bir pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilir. Mahkemenin kararı kesindir.”

Kanunun 2. fıkrasında da belirtildiği üzere Yönetim kurulunun devamlı olarak toplanamaması, toplantı nisabının oluşmasına imkân bulunmaması veya mevcut olmaması durumlarında mahkemenin izniyle tek bir pay sahibinin Genel Kurulu toplantıya çağırması mümkündür.

Buna ek olarak yine ilgili kanunun 411. ve 412. maddelerinde azınlık pay sahiplerine tanınmış olan Genel Kurulu toplantıya çağırma yetkisi düzenlenmektedir.

“MADDE 411- (1) Sermayenin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan pay sahipleri, yönetim kurulundan, yazılı olarak gerektirici sebepleri ve gündemi belirterek, genel kurulu toplantıya çağırmasını veya genel kurul zaten toplanacak ise, karara bağlanmasını istedikleri konuları gündeme koymasını isteyebilirler. Esas sözleşmeyle, çağrı hakkı daha az sayıda paya sahip pay sahiplerine tanınabilir.

(2) Gündeme madde konulması istemi, çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanmasına ilişkin ilan ücretinin yatırılması tarihinden önce yönetim kuruluna ulaşmış olmalıdır.

(3) Çağrı ve gündeme madde konulması istemi noter aracılığıyla yapılır.

(4) Yönetim kurulu çağrıyı kabul ettiği takdirde, genel kurul en geç kırkbeş gün içinde yapılacak şekilde toplantıya çağrılır; aksi hâlde çağrı istem sahiplerince yapılır.

MADDE 412- (1) Pay sahiplerinin çağrı veya gündeme madde konulmasına ilişkin istemleri yönetim kurulu tarafından reddedildiği veya isteme yedi iş günü içinde olumlu cevap verilmediği takdirde, aynı pay sahiplerinin başvurusu üzerine, genel kurulun toplantıya çağrılmasına şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesi karar verebilir. Mahkeme toplantıya gerek görürse, gündemi düzenlemek ve Kanun hükümleri uyarınca çağrıyı yapmak üzere bir kayyım atar. Kararında, kayyımın, görevlerini ve toplantı için gerekli belgeleri hazırlamaya ilişkin yetkilerini gösterir. Zorunluluk olmadıkça mahkeme dosya üzerinde inceleme yaparak karar verir. Karar kesindir.”

Buna göre sermayenin en az %10'unu; Halka açık şirketlerde ise en az %5'ini oluşturan pay sahipleri, Yönetim Kurulundan toplantı yapılmasını gerektiren sebepleri ve Genel Kurulu toplantıya çağırmasını veya Genel Kurul zaten toplanacaksa, karara bağlanmasını istedikleri konuları gündeme koyulmasını isteyebilir. Bu talebin noter kanalı ile yapılması gerekmektedir. Yukarıda belirtilen %5 ve %10’luk dilimler Şirket Esas Sözleşmesi ile daha az bir yüzdelik dilime indirgenebilir.

Azınlık pay sahiplerinin bu talebine Yönetim Kurulu tarafında olumlu cevap verilmesi halinde, Genel Kurul toplantısının en geç 45 içerisinde yapılacak şekilde organize edilmesi gerekir. Bu 45 gün, Yönetim Kurulunun kabul yönündeki karar tarihinden itibaren işlemeye başlar. İlgili kanunun 4. fıkrasında da anıldığı üzere, 45 günlük süre içerisinde Yönetim Kurulu harekete geçmediği durumda çağrı yetkisi istem sahiplerinindir.

Genel Kurulu çağırmaya yetkili bir diğer kişi olan tasviye memuru, tasfiye halinde olan şirketle ilgili kendi görev sahasına giren konular hakkında şirketi Genel Kurul’a çağırmaya yetkilidir. Buna ek olarak İflas İdaresi de İcra ve İflas Kanunu’nun 226. maddesi uyarınca bu yetkiye sahiptir.

Çağrılı Genel Kurul Davet ve İlan Usulü

Türk Ticaret Kanunu’nun 414. maddesi ile Genel Kurul Yönetmeliğinin 10. ve 11. maddelerinde Genel Kurul davet ve ilan usulleri düzenlenmiştir.

“Türk Ticaret Kanunu

MADDE 414- (1) Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrılır. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir.

(2) Sermaye Piyasası Kanununun 11 inci maddesinin altıncı fıkrası hükmü saklıdır.

ANONİM ŞİRKETLERİN GENEL KURUL TOPLANTILARININ USUL VE ESASLARI İLE BU TOPLANTILARDA BULUNACAK BAKANLIK TEMSİLCİLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK

MADDE 10 – (1) Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede belirtilen şekilde, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler internet sitelerinde ve her halde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan ile çağrılır. Çağrı, toplantıya elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerde elektronik genel kurul sisteminde de yapılır. Ayrıca, pay defterinde yazılı pay sahipleri ile önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adresini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. 

(2) Genel kurulun toplantıya çağrısı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır.

(3) Çağrısı yapılan ilk toplantıda nisabın temin edilememesi halinde, genel kurul aynı usulle yeniden toplantıya çağrılır. İlk toplantının ilan metnine, nisabın sağlanamaması halinde yapılacak ikinci toplantının çağrısına dair konulan hükümler geçersizdir.

(4) Azlığın istemi üzerine, Kanunun 420’nci maddesinin birinci fıkrası uyarınca genel kurul toplantısının, toplantı başkanının kararıyla bir ay sonraya ertelenmesi halinde, erteleme kararı, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan edilir ve internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerin internet sitelerinde karar tarihinden itibaren en geç beş gün içinde yayımlanır. Ertelenen genel kurul bir ay sonra yapılmak üzere, çağrı usulüne uyularak tekrar toplantıya çağrılır.

MADDE 11 – (1) Genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin ilanlarda ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda;

a) Toplantı günü ve saati,

b) Toplantı yeri,

c) Gündem,

ç) Gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değişen maddenin/maddelerin eski ve yeni şekilleri,

d) Çağrının kimin tarafından yapıldığı,

e) İlk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya çağrılıyor ise, erteleme sebebi ile yapılacak toplantıda yeterli olan toplantı nisabı,

f) Olağan toplantı ilanlarında; finansal tabloların, konsolide finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisinin şirket merkez ve şube adresleri belirtilmek suretiyle anılan adreslerde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulduğu,

(2) Yapılacak ilanda, genel kurul toplantısında kendisini vekil vasıtasıyla temsil ettirecekler için vekâletname örneklerine de yer verilir.”

Toplantıya çağrının ilk adımı ilandır. Davet ilanı Esas Sözleşmede belirtilen şekilde internet sitesi açması zorunlu olan şirketlerin internet sitesinde ve Türkiye Sicil Gazetesinde yayınlanır. İlan tarihi ile toplantı günü arasında, o gün hariç en az 2 hafta olmalıdır; Ayrıca ilana ek olarak pay defterinde yazılı olan pay sahipleriyle, önceden pay sahipliğini ispatlayarak şirkete adresini bildirmiş olan pay sahiplerine toplantı günü, gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektup yoluyla bildirilir. Söz konusu mektuplar uygulamada ilanının peşinden hemen gönderilmektedir çünkü mektup gönderildiği surette yaşanabilecek zaman kaybı da göz önünde bulundurulmaktadır.

Çağrılı Genel Kurulda Olması Gereken Kişi ve Belgeler

Çağrılı Genel Kurulda olması gereken belgeler, Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin 15. maddesinde belirtilmiştir.

“MADDE 15 – (1) Genel kurul toplantı yerinde;

a) Şirketin esas sözleşmesi,

b) Pay defteri,

c) Toplantıya çağrının yapıldığını gösteren gazete ve diğer belgeler,

ç) Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporu,

d) Denetçi raporu,

e) Finansal tablolar,

f) Gündem,

g) Gündemde esas sözleşme değişikliği varsa, izne tabi şirketlerde Bakanlıktan alınan izin yazısı ve eki değişiklik tasarısı, diğer şirketlerde ise yönetim kurulunca hazırlanmış değişiklik tasarısı,

ğ) Hazır bulunanlar listesi ile varsa hamiline yazılı pay sahiplerine ilişkin Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlanan pay sahipleri çizelgesi,

h) Genel kurul erteleme üzerine toplantıya çağrılmışsa bir önceki toplantıya ilişkin toplantı tutanağı,

Fiziki ve/veya elektronik ortamda hazır bulundurulur.”

Kanunda bahsedilen hazır bulunanlar listesi, Yönetim Kurulu tarafından oluşturulan ve Yönetim Kurulu Başkanı tarafından imzalanan, Genel Kurul toplantısına katılabilecek kişilerin yazıldığı listedir. Katılım sağlayan pay sahipleri veyahut vekillerinin listeyi imzalamalarının ardından liste tamamlanır. Bu listede pay sahiplerinin payları ve kendileri ile ilgili bilgiler yer alır.

Genel Kurul toplantısında hazır bulunması gereken kişilerse yine yukarıda bahsetmiş olduğumuz ilgili yönetmeliğin 17. maddesinde;

“MADDE 17 – (1) Genel kurul toplantılarında murahhas üyeler ile en az bir yönetim kurulu üyesinin hazır bulunması şarttır. Diğer yönetim kurulu üyeleri de genel kurul toplantısına katılabilirler. Denetime tabi olan şirketlerin genel kurul toplantılarında denetçi de hazır bulunur.”

Şeklinde belirtilmiştir. Bu kanunun amacı şirketin işleyişi hakkında en fazla ve en güncel bilgilere sahip yöneticilerin Genel Kurula hesap vermesini sağlamaktır.

Bunun haricinde, kuruluşu ve Esas Sözleşme değişiklikleri Bakanlığın iznine bağlı olan şirketler, Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğin 5. maddesinde belirtilmiştir.

“MADDE 5 – (1) Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerin kuruluşları ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlığın iznine tabidir. Ancak, kayıtlı sermaye sistemine kabul edilen Sermaye Piyasası Kanununa tabi halka açık anonim şirketlerin kayıtlı sermaye tavanı içinde yapacakları sermaye artışlarında Bakanlık izni aranmaz.”

Söz edilen Bakanlık izni gerektiren şirketlerin bütün Genel Kurullarında Bakanlık temsilcisinin de bulunması zorunludur. Ancak bunlar haricindeki şirketlerde de belirli gündem maddeleri bulunması halinde yine Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur. Bu gündemler Genel Kurul Yönetmeliğinin 32. maddesinde;

“MADDE 32 – (1) Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur:

a) Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.

b) Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.

c) Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.

ç) Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında.

(2) Birinci fıkrada sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında (Ek ibare:RG-9/10/2020-31269) , kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.

(3) Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olmayan toplantılar için, çağrı yapanlar dışındakilerin Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine ilişkin görevlendirme makamına doğrudan yapacakları başvurular dikkate alınmaz. Ancak sermayenin en az onda birini oluşturan pay sahipleri tarafından gerekçeleri de bildirilmek suretiyle Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine dair talep, görevlendirme makamının değerlendirilmesine sunulmak üzere şirkete yapılır. Toplantıya çağıranlar tarafından bu talebin görevlendirme makamına iletilmesi zorunludur.

(4) Birinci fıkrada belirtilen toplantılar ile ikinci ve üçüncü fıkralar uyarınca Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda, Bakanlık temsilcisinin yokluğunda alınan kararlar geçerli değildir.

(5) Şirket genel kurullarında Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilenler, görevlendiren makam tarafından ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilir.”

Şeklince düzenlenmiştir. Şöyle ki; Genel Kurulunda, yukarıdaki kanun hükmünde anılan gündemlerin görüşüldüğü şirketler de her ne kadar kuruluşu ve Esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine bağlı olmasalar da anılan kanun hükmünce Genel Kurul toplantılarına Bakanlık temsilcilerine de yer vermek zorundadırlar.

Genel Kurulun Toplantı İşleyiş Usulü

Toplantı, Genel Kurul tarafından seçilen bir Başkan ve gerekli görüldüğü surette seçilecek olan bir Başkan Yardımcısı aracılığıyla yönetilir. Bu Başkan ve Başkan Yardımcısının Şirket sermayesinin paydaşları arasından seçilebileceği gibi paydaş olmayan kişiler arasından da seçilebilir. Toplantıda Başkan ve yardımcısına, Başkan tarafından seçilecek bir tutanak yazmanı ve gerek görüldüğü takdirde yine Başkan tarafından seçilecek bir oy toplama memuru da eşlik eder. Başkan toplantıyı, ilgili kanun ve yönetmelik hükümleri ile hakkaniyete uygun şekilde yönetmekle yükümlüdür.

Genel Kurul görüşmelerinde Başkan, dile getirmek istediği herhangi bir hususu olan her bir pay sahibinin kendisini rahatça ifade edebileceği sağlıklı bir müzakere ortamı oluşturmalı; Aynı zamanda oturumun fazlaca uzamaması ve gündeme bağlı kalınması hususlarında da hassas davranmalıdır. Bu hususların temini adına Başkan her konuşmacıya bir süre sınırı getirebilir. Oturumun sağlıklı şekilde sürdürülebilmesi adına sorun yaratan bir paydaşın oturumunda uzaklaştırılması onun haklarını ihlal edebileceği için çok istisnai ve önemli bir durum olmadıkça toplantı Başkanının bu yönteme başvurmaması daha doğru olmaktadır. Yine de böyle bir durumun varlığı halinde, diğer paydaşlara, başkana veyahut toplantı düzenine karşı kötü bir tutum izleyen veya üyelere tehditte bulunan paydaş hakkında savcılığa bildirimde bulunulması ve toplantının ertelenmesi en sağlıklı seçenek olacaktır.

Programın akışı gündem maddeleri çerçevesinde belirlenir ve oturum başladığında, Başkan tarafından paydaşlara gündem okunup gündem hakkında son kez bir görüş, değişiklik veyahut önerisi olup olmadıkları sorulur. Eğer gündem değişikliği söz konusu olursa toplantıya katılanların oy çoğunluğuyla gündem sıra değişikliği gerçekleştirilir.

İlgili gündem maddelerinin görüşülmesinden sonra oylamaya aşamasına geçilir ve karar taslağı oylamaya sunulur. Başkan oylamaya açacağı karar taslağını okur ve usule ilişkin bir husus haricinde pay sahipleri artık söz hakkı alamaz. Oylama yapıldıktan sonra alınan kararlar tutanağa geçilir. Genel Kurul toplantı tutanağında alınan her karar birbirinden farklıdır ve her bir kararın yeter sayıları ayrı ayrı tespit edilir. Tutanağa kararlara karşı çıkan ve muhalefet eden paydaşların şerhleri de eklenir.

Toplantı sona erdiğinde tutanağın hazır olanlar tarafından imzalanmış olması gerekmektedir. Tutanak üzerinde Bakanlık temsilcisinin bulunması gereken toplantılarda Bakanlık temsilcisinin de adı olması gerekmektedir. Tutanak aynı şekilde toplantı Başkanı tarafından da imzalanır, ardından Yönetim Kurulu tarafından ilgili Genel Kurul kararı notere onaylattırılır ve onaylı bir sureti şirketin kayıtlı olduğu ticaret sicil gazetesine tevdi ettirilir. Tutanakta yer alan tescil ve ilana tabii hususların da tescil ve ilan ettirilmesi gerekir. Şirket internet sitesi açması zorunlu olan bir şirketse tutanağın internet sitesine de eklenmesi gerekir.

Sonuç

Yazımızda Anonim Şirketlerin Genel Kurullarına ilişkin olarak usul ve esaslara tüm ayrıntılarıyla yer verdik. Anonim Şirketlerin işleyişi açısından büyük öneme sahip olan Genel Kurul usul ve esasları, Şirket Yönetim Kurulu üyeleri, Genel Kurulu üyeleri, Şirket Avukatları ve çeşitli kişi ve kurumlar adına büyük önem arz etmektedir. Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantıları ve Kararlarına ilişkin süreçlerin takip edilmesi oldukça önemlidir. Bu nedenle bu süreçte hukuki danışmanlık almak önem arz eder.