GİRİŞ:
Kamu ihaleleri idare ile istekli arasında kuralları 4734 sayılı Kamu İhale Kanununda yer alan ve ihalelerin sonuçlanmasını müteakip 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeler Kanunu’ndaki maddelerin öncelikli olarak uygulandığı ekonomik değeri 130 milyar TL’yi geçen bir alandır.
Bu alanın düzenlendiği ana mevzuat 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’dur. Ayrıca bu Kanunların hizmet, mal, yapım ve danışmanlık için ayrı ayrı ihale uygulama yönetmelikleri ve tebliğleri ile devasa bir alt mevzuatı bulunmaktadır.
Bu mevzuatta zaman zaman Danıştay kararları ile yeni içtihatların oluşması veyahut ihale süreçlerinde yeni ihtiyaçların ortaya çıkmasıyla değişiklikler olabilmektedir. İşte bu süreç içersinde kamu alımları piyasında yeni ihtiyaçların ortaya çıkması sonucunda yeni alım prosedürleri ortaya çıkmaktadır.
Geçtiğimiz günlerde Kamu İhale Kurumu tarafından devreye alınan elektronik eksiltemeye ilişkin açıklamalar makalemizin konusunu teşkil edecektir.
1. ELEKTRONİK EKSİLTME NEDİR?
Aslında elektronik eksiltmeye ilişkin düzenlemelerin Kanuni temeli 10 yıl öncesinde dayanmaktadır. 20/11/2008 tarihli 5812 Sayılı Kanun’un 28 maddesi ile Elektronik Eksiltme Kamu Alımları piyasası süreçlerine girmiş oldu.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda Elektronik eksiltme, “Tekliflerin değerlendirilmesinin ardından elektronik ortamda eksiltme şeklinde sunulan yeni fiyatların veya belirli teklif unsurlarına ilişkin yeni değerlerin bir elektronik araç marifetiyle otomatik değerlendirme metotları kullanılarak yeniden değerlendirilmesi ve sıralandırılması şeklinde tekrar eden işlemleri”
Olarak tanımlanmıştır.
Yine aynı Kanun’un EK-5’nci maddesinde Elektronikl Eksiltme aşağıdaki şekilde kendine yer bulmuştur;
“İlan ve ihale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, açık ihale, belli istekliler arasında ihale ve 21 inci maddenin (a), (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan pazarlık usulü ihalede tekliflerin değerlendirilmesi aşamasının tamamlanmasından sonra elektronik eksiltme yapılabilir. Dinamik alım sistemi ve çerçeve anlaşma kapsamında yapılan ihalelerde de elektronik eksiltme uygulanabilir. 48 inci madde uyarınca yapılan danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ise elektronik eksiltme uygulanmaz.
Elektronik eksiltme ancak ihale konusu alımın bütün teknik özelliklerinin net olarak belirlendiği hallerde kullanılabilir.
Elektronik eksiltmeye başlamadan önce ihale dokümanında belirlenen şartlara göre tekliflerin ilk değerlendirmesi yapılır.
Yeterli kabul edilen istekliler elektronik ortamda yeniden teklif vermeye aynı anda davet edilir. Davette, eksiltmenin başlama tarihi ve saati ile kullanılmakta olan elektronik araca isteklinin bağlantı kurabilmesi için gerekli bütün bilgilere yer verilir. Elektronik eksiltmenin her aşamasını gösteren bir zaman çizelgesi davet ile birlikte iletilir. Birbirini izleyen birden fazla aşamada elektronik eksiltme yapılabilir. Davetin gönderildiği tarihten iki iş günü geçmeden eksiltmeye başlanamaz.
Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlendiği hallerde, yapılan ilk değerlendirme sonucu ile eksiltmede verilen yeni tekliflere göre sıralamayı düzenleyen matematiksel formül de davette bildirilir. Bu formül, ihale ilanında veya ihale dokümanında belirtildiği şekilde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde kullanılan bütün unsurların varsa nispi ağırlıklarını da içerir.
Elektronik eksiltmenin her aşamasında, o andaki sıralamalarını öğrenebilmeleri için gerekli bilgiler anında isteklilere ulaştırılır. İhale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, diğer isteklilerin teklifleri hakkında bilgiler ve eksiltmenin herhangi bir aşamasındaki istekli sayısı da duyurulabilir. Ancak elektronik eksiltme süresince isteklilerin kimlikleri açıklanamaz.
Elektronik eksiltme aşağıdaki durumlardan biri veya birkaçının gerçekleşmesi halinde sona erdirilir:
a) Eksiltmeye katılım için yapılan davette eksiltmenin tamamlanacağı belirtilen tarih ve saatin dolması.
b) Yeni tekliflerin verilebilmesine ilişkin olarak davette bildirilen bekleme süresi içinde asgari fark aralığını sağlayan tekliflerin alınamaması.
c) Davette bildirilen tur sayısının tamamlanması.”
Bu uygulamanın dayanağını oluşturan değişiklikler 19/06/2018 tarihli ve 30453 mükerrer Sayılı Resmî Gazete’de yayınlanmış olup, Mal Alımı, Hizmet Alımı ve Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliklerinde gerekli değişiklikler yapılmış ve mal alımı ihaleleri, hizmet alımı ihaleleri ile yapım işi ihalelerinde elektronik eksiltme yapılması mümkün hale getirilmiştir.
Elektronik ortamda temin veya teyit edilebilen belgelerin kağıt ortamında sunulması yerine bu belgelerdeki bilgilerin beyan edildiği bir standart formun sunulması uygulaması, elektronik ortamda teklif alınmayan ihalelerde geçerli olacak. Bu sayede, ihalelere katılım maliyetlerinin azaltılarak gerek teklif hazırlama gerekse teklif değerlendirme süreçlerinin daha kolay ve hızlı hale getirilmesi amaçlandı.
1 Kasım 2018 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere, açık ihale ve belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihalelerde kullanılmak üzere, geçerli teklif sahibi isteklilerin ilk fiyat tekliflerinden daha düşük fiyatlar ile yeniden yarışabilmelerine imkan tanıyan e-eksiltme uygulaması getirildi. Böylece kamu alımlarında rekabeti arttırarak, kaynakların daha etkin ve verimli şekilde kullanılmasının sağlanması amaçlandı.
Parasal limit sınırı olmadan açık ihale usulü ile yapılan mal ve hizmet alımı ihalelerinin yanı sıra aynı usul ile yapılan yapım işi ihaleleri ve pazarlık usulü ile yapılan hizmet alımı ve mal alımı ihalelerinin e-ihale yoluyla yapılabilmesi, 2 Ocak 2019'dan itibaren mümkün hale getirildi.
Yeterlik sistemi üzerinden yeterlik değerlendirmesi yapılması ve buna bağlı yeterlik sertifikası üzerinden e-ihale yapılması imkanı sağlandı.
2. 1 KASIM 2018 TARİHLİ KAMU İHALE KURULU TARAFINDA YAPILAN BİLGİLENDİRME
01.11.2018 tarihinde Kamu İhale Kurulu tarafından yapılan bildirim ile Kamu alımlarında rekabetin arttırılarak, kaynakların daha etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak amacıyla, geçerli teklif sahibi isteklilerin elektronik ortamda eksiltme şeklinde sunulan yeni fiyatlar üzerinden yeniden yarışabilmelerine imkan tanıyan elektronik eksiltme uygulaması devreye alındığu kamuoyuna ilan edilmiştir.
3. KAMU İDARELERİNİN ELEKTRONİK EKSİLTME DE DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR
Kamu İhale Kurumu tarafından elektronik eksiltme alım yöntemine ilişkin açıklamalar ilgili duyuru da yer verilmiştir.
3.1. İhtiyaç Raporu
Elektronik Eksiltme Menüsünde İhale Öncesi sekmesinden “İhtiyaç Raporu İşlemleri” linki tıklanır. Açılan ekranda Yeni İhtiyaç Raporu Kayıt butonuna tıklanır.
İhtiyaç raporu oluşturmak için gerekli bilgiler sisteme girilir. Kısmi teklife kapalı olan ihalelerde “Elektronik Eksiltme yapılacak mı?” sorusu görüntülenir. Kısmi teklife açık olan ihalelerde ise “Kısımlardan en az biri için Elektronik Eksiltme yapılacak mı?” sorusu görüntülenir ve her iki durumda Evet seçilir. İlerle butonuna tıklanır.
İhalenin kısımlarına/kalemlerine ilişkin bilgiler girilir ve İleri butonuna tıklanır. Kısmi teklife açık ihalelerde E-Eksiltme Yapılacak Kısımlar sekmesi görüntülenir. Açılan ekranda Eeksiltme Yapılmayacak Kısımlar bölümünden seçilenler sağ ok işaretiyle E-eksiltme Yapılacak Kısımlar bölümüne aktarılır.
Elektronik eksiltme yapılacak kısımlar belirlenmiş olur. İleri butonuna tıklanır. İhtiyaç Raporu Özet Bilgiler ekranında elektronik eksiltmenin yapılmasına ilişkin bilgiler ve elektronik eksiltme yapılacak kısım bilgileri gösterilir.
3.2. İhale Kayıt:
Menüde İhale İşlemleri sekmesinden “İhale Kayıt” linki tıklanır. İhalenin kapsamı 4734
Kapsamında seçilir ve İlerle butonuna tıklanır
Elektronik eksiltme yapılacak ihalenin türü ve usul bilgileri girilir. Pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelerde ve hizmet alımı ihalesi yolu ile gerçekleştirtilen danışmanlık hizmeti alımlarında, elektronik eksiltme yapılamaz.
Kullanılabilir Ödenek Tutarı ve Yaklaşık Maliyet bilgileri girilir ve İlerle butonuna tıklanır İhalenin ön ilan bilgisi gösterilir ve İlerle butonuna tıklanır
İhale bilgileri girilir. Kısmi teklife kapalı olan ihalelerde “Elektronik Eksiltme yapılacak mı?” sorusu görüntülenir. Kısmi teklife açık olan ihalelerde ise “Kısımlardan en az biri için
Elektronik Eksiltme yapılacak mı?” sorusu görüntülenir ve her iki durumda Evet seçilir. İhale bilgileri ekranında İlerle butonuna tıklanır. Özet ve kayıt ekranı görüntülenir. İhale özet bilgileri ekranında elektronik eksiltme bilgisi Evet olarak gösterilir. İhale bilgileri onaylanır ve Kaydet butonuna tıklanır. İhalenin başarıyla kaydedildiğine dair bilgi notu görüntülenir.
3.3. İhale İşlemleri
İlgili ihale için İhale Kayıt Numarası alınır ve İhtiyaç Raporu Seç butonuna tıklanır. İhtiyaç raporu bağlama ekranında elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihtiyaç raporları listelenir. İhaleye Bağla butonu ile ilgili ihtiyaç raporu bağlanır.
İhtiyaç raporu bağlanan ihalenin mevcut sistemde olduğu gibi “Teknik Şartname ve Diğer Belge İşlemleri” ekranında teknik şartname ile ilgili işlemleri gerçekleştirilir. Elektronik eksiltme yapılması öngörülen yapım işi ihalelerinde, yalnızca uygulama projesi veya kesin proje seçilerek ihale dokümanı oluşturulabilir.
3.3.1. İdari Şartname ve Sözleşme Tasarısı İşlemleri
Teknik şartnamenin yüklenmesi ve onaylanmasının ardından idari şartname oluşturma işlemlerine başlanır.
İhale kayıt sırasında elektronik eksiltme sorusu Evet seçildiğinden idari şartname 21. Maddedeki “Elektronik Eksiltme öngörülüyor mu?” sorusu otomatik olarak Evet seçili gösterilmektedir ve değiştirilememektedir. Eksiltmenin her aşamasında isteklilerin sıralaması ve diğer isteklilerin sıralamasının gösterimine ilişkin seçeneklerden ilgili olanı seçilir. İdari şartname Madde 21.4’te seçilen metin gösterilir.
İhalede elektronik eksiltme yapılması durumunda alternatif teklif verilemeyeceğinden, ilgili maddeye sistem tarafından otomatik olarak “Bu ihalede alternatif teklif verilemeyecektir.” ibaresi seçili getirilmektedir.
3.3.2. Sözleşme Tasarısı İşlemleri
Sözleşme türü karma sözleşme olarak seçilmişse proje türü uygulama projesi ve/veya kesin proje olmalıdır. Ön projeyle çıkılan yapım işlerinde elektronik eksiltme yapılamaz. İlgili madde dışında tüm sözleşme tasarısı maddeleri mevcut sistemdeki şekilde çalışmaya devam etmektedir. Sözleşme tasarısı onaylandıktan Onayla butonuna tıklanarak ihale onaylanır.
İhalenin onaylanmasına ilişkin başarı mesajı gösterilir.
4. İlan Hazırlama
İhalenin onaylanmasından sonra süreç mevcut sistemdeki haliyle devam etmektedir. İlan hazırlama adımına geçilir ve menüde İhale Öncesi sekmesinden “İlan Hazırlama” linki tıklanır. Açılan ekranda İlan Bedeli girilerek Hazırla butonuna tıklanır.
İlanın Diğer Hususlar maddesinde elektronik eksiltmenin yapılacağına dair metin gösterilir ve Kaydet butonuna tıklanır.
Kaydedilen ihale ilanı için süreç mevcut sistemdeki gibi devam etmektedir. İlan sevk işlem formu gönderildikten sonra ilan yayımlanır. Yayım planına alınan ihale ilanı günü geldiğinde Kamu İhale Bülteninde yayımlanır.
SONUÇ
Kamu alımlarında rekabetin arttırılarak, kaynakların daha etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak amacıyla, geçerli teklif sahibi isteklilerin elektronik ortamda eksiltme şeklinde sunulan yeni fiyat ve/veya değerler üzerinden yeniden yarışabilmelerine imkan tanıyan elektronik eksiltme uygulaması EKAP üzerinden geliştirilerek devreye alınmıştır.
Bu uygulamanın dayanağını oluşturan değişiklikler 19/06/2018 tarihli ve 30453 mükerrer Sayılı Resmî Gazete’de yayınlanmış olup, Mal Alımı, Hizmet Alımı ve Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliklerinde gerekli değişiklikler yapılmış ve mal alımı ihaleleri, hizmet alımı ihaleleri ile yapım işi ihalelerinde elektronik eksiltme yapılması mümkün hale getirilmiştir. Ancak elektronik eksiltmenin ön proje ile çıkılan yapım işi ihaleleri ile hizmet alımı yolu ile ihale edilen danışmanlık hizmet alımlarında yapılmasına izin verilmemiştir.
Elektronik eksiltmenin yapılabilmesi için ihalenin açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile gerçekleştirilmesi gerekmekte olup, pazarlık usulü ile ihale edilen işlerde elektronik eksiltme yapılması öngörülmemiştir.
Fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme, yalnızca Kanunun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılan ihalelerde yapılabilir. Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenen veya aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilen ihalelerde ise fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması mümkün olacaktır.
Elektronik eksiltmenin yapılabilmesi için ihale ilanı ve ihale dokümanında bu durumun belirtilmesi gerekmekte olup, bilgiler ihaleye ilişkin ihtiyaç raporunun hazırlanması veya düzeltme ilanı süresi geçmemiş ise zeyilname düzenlenmesi aşamasında EKAP üzerinden sisteme girilecektir.
Avukat Haydar ŞENÖZ
KAYNAKÇA
www.kik.gov.tr/duyurular
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, www.basbakanlik.gov.tr
