Dışişleri Bakanlığından:
DIŞİŞLERİ BAKANLIĞI PERFORMANS DEĞERLENDİRME YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Dışişleri Bakanlığının merkez ve yurt dışı teşkilatında görevli personelin iş verimlilikleri ile mesleki yetkinliklerini, belirlenmiş dönemler ve formlar aracılığıyla değerlendirmek suretiyle bireysel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlanmasına yönelik performans değerlendirme sisteminin oluşturulmasına ve yönetimine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik; Dışişleri Bakanlığının merkez ve yurt dışı teşkilatında görevli Devlet memurları ile sözleşmeli personeli kapsar.
(2) 6 ncı maddenin ikinci fıkrasında belirtilen performans değerlendirme işleminin yapılacağı tarihler arasında aşağıda sayılan görev ve ünvanlarda bulunan personel hakkında performans değerlendirmesi yapılmaz:
a) Bakanlık merkez teşkilatında görev yapan Genel Müdür ile aynı düzey ve daha üst seviyedeki yöneticiler.
b) Dış Politika Danışma Kurulu Başkan ve Üyeleri, Bakanlık Müşavirleri ve Müşavirler, Genel Müdürlük nezdinde görevli Büyükelçiler.
c) Diğer kamu kurumlarından Bakanlığın merkez ve yurt dışı teşkilatında geçici veya sürekli olarak görevlendirilenlerden ilgili mevzuatında performans değerlendirmesi yapılması düzenlenmeyen ve yurt dışı görevleri sona erdiğinde Bakanlıkla ilişikleri kesilen diğer kurum personeli.
ç) Bakanlık personeli olup Bakanlığın bağlı ve ilgili kurum ve kuruluşları dahil olmak üzere, diğer kamu kurum ve kuruluşları ile uluslararası kurum veya organizasyonlarda daimi veya geçici olarak görevlendirilenler, aday memur statüsünde olanlar, sürekli işçiler, raporlama ve saymanlık biriminde görevlendirilenler ile 14/7/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 137 nci ve devamı hükümleri uyarınca hakkında görevden uzaklaştırma kararı bulunanlar.
d) Bakanlıktan emeklilik, istifa, ölüm, memuriyetten çıkarılma veya diğer herhangi bir nedenle ayrılmış olanlar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik; 14/7/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 122 nci maddesi ile 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 143/A maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Bakan: Dışişleri Bakanını,
b) Bakanlık: Dışişleri Bakanlığını,
c) Birim amiri: Merkez teşkilatında Genel Müdür, Müstakil Başkan, Müstakil Daire Başkanı ile aynı düzey ve üst seviyedeki yöneticileri, yurt dışı teşkilatındaki en üst yöneticileri,
ç) Diplomatik kariyer memurları: Bakanlıkta görevli meslek memurları ile konsolosluk ve ihtisas memurlarını,
d) Genel Müdürlük: Personel Genel Müdürlüğünü,
e) İtiraz değerlendirme kurulu: Nihai performans sonucuna ilişkin itirazın incelendiği, değerlendirildiği ve sonuçlandırıldığı kurulu,
f) Nihai performans sonucu: Performans değerlendirme formunda yer alan kriterlerin performans değerlendirme ölçeği çerçevesinde hesaplanmasıyla elde edilen düzeyi,
g) Performans değerlendirmesi: Personelin iş verimlilikleri ile mesleki yetkinliklerini sistematik olarak değerlendirmeyi,
ğ) Performans değerlendirme amiri: Bu Yönetmelikte belirlenen esaslara göre personelin performansını değerlendirmekle yetkili ve görevli olan ve ünvanları PDP’de gösterilen performans değerlendirme amirleri cetvelinde kayıtlı amirleri,
h) Performans değerlendirme formu: Personelin belirli bir döneme ait performansını değerlendirmek için kullanılan formu,
ı) Performans değerlendirme kriterleri: Personelin değerlendirilmesinde kullanılacak üst ve alt kriterleri,
i) Performans değerlendirme ölçeği: Performans kriterlerinin değerlendirilmesi için kullanılan düzey ve dereceleri,
j) Performans değerlendirme programı (PDP): Bakanlığın internet ağında yer alan ve performans değerlendirme işlemlerinin gerçekleştirildiği programı,
k) Personel: Performans dönemi içerisinde haklarında performans değerlendirmesi yapılması öngörülen Devlet memurlarını ve sözleşmeli personeli,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Performans Değerlendirme Sisteminde Uygulanacak Usul ve Esaslar
Temel esaslar
MADDE 5- (1) Performans değerlendirme sistemiyle, personelin görev ve sorumlulukları çerçevesinde göstermiş olduğu performans düzeyi ile mesleki yetkinliklerinin değerlendirilmesi, personelin gelişiminin desteklenmesi, bireysel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlanması temel esastır.
(2) Performans değerlendirme sonuçları, hizmetlerin etkinliği, verimliliği ile kalitesinin artırılmasını ve personelin gelişimini destekleyici bir veri aracı olarak kullanılabilir.
(3) Performans değerlendirmesi yöneticinin gözlem, değerlendirme ve kanaatleri ışığında adil, tarafsız, önyargısız ve gerçeği yansıtacak şekilde yapılır.
(4) Performans değerlendirmesi beşli ölçek üzerinden yapılır.
(5) Performans değerlendirmesi, görev, ünvan ve teşkilat yapısına göre tek ya da iki amir tarafından yapılır. Performans değerlendirme amirleri Bakanlıkça belirlenir ve PDP’de tüm personelin erişimine açık halde muhafaza edilir.
(6) Performans değerlendirmesinin iki amir tarafından yapılması durumunda amirler birbirlerinin değerlendirmelerini göremezler. Bu durumda nihai performans sonucu, iki amirin verdiği değerlendirmenin aritmetik ortalamasıdır.
(7) Performansını değerlendireceği personel ile aralarında, evlilik bağı (evlilik bağı sona erenler dahil), ikinci derece dahil hısımlık veya evlat edinme ilişkisi bulunan değerlendirme amirleri değerlendirme yapamaz.
(8) Performans değerlendirme formları (Ek-1) ile görüş ve mütalaa formu (Ek-2) PDP’de tüm personelin erişimine açık halde muhafaza edilir.
(9) Performans değerlendirme formlarına esas ünvanlar, Ek-1’de yer alan değerlendirme kriterleri göz önüne alınarak altı farklı grupta Bakanlıkça belirlenir ve PDP’de tüm personelin erişimine açık halde muhafaza edilir.
Performans değerlendirme dönemi
MADDE 6- (1) Performans değerlendirmesi, 1 Ocak - 31 Aralık günleri arasındaki çalışma dönemini kapsar ve yılda bir kez yapılır.
(2) Performans değerlendirmesinin, PDP üzerinden performans dönemini takip eden 1-20 Ocak tarihleri arasında gerçekleştirilmesi esastır.
Performans değerlendirmesi yapacak amirler
MADDE 7- (1) Performans değerlendirmesi, PDP’de yer alan değerlendirme amirleri cetvelinde kayıtlı amirler tarafından yapılır.
(2) Birinci fıkrada belirtilen amirlerden herhangi birisinin ilgili birimde fiilen bulunmaması durumunda, bu cetveldeki “Performans Değerlendirme Amiri (I)” ve “Performans Değerlendirme Amiri (II)” sütunda belirtilen amirler, yazım sırasına göre kontrol edilerek son altı ayı birlikte çalıştığı ilk amir, ilgili sütundaki performans değerlendirme amiri olarak belirlenir. İlgili sütundan hiçbir amirin atanamaması durumunda, yazım sırasına göre aynı sütunda en az üç ay süreyle çalıştığı son amir performans değerlendirme amiri olarak belirlenir.
(3) Emeklilik, istifa, naklen atanma, Devlet memurluğundan çıkarılma, ölüm, görevden uzaklaştırılma, tutukluluk, fiilen maiyetinde çalışmama, Bakanlık dışı geçici görevlendirme, aylıksız izin veya sağlık sorunu sebebiyle uzun süredir görevde bulunmama gibi nedenlerle performans değerlendirmesi yapacak performans değerlendirme amirlerinden birinin bulunmaması durumunda, cetvelde yer alan diğer amirin değerlendirmesi; her ikisinin de bulunmaması veya herhangi bir nedenle değerlendirme yapılamaması hallerinde ise Genel Müdürlükçe belirlenecek amirin değerlendirmesi esas alınır.
(4) Üçüncü fıkra hükmü kapsamında Genel Müdürlükçe de uygun amir görevlendirilememesi halinde ilgili personel için o dönem değerlendirme yapılmaz.
Asgari çalışma süresi
MADDE 8- (1) Personel, değerlendirme dönemi içerisinde en az altı ay süreyle fiilen maiyetinde çalıştığı son performans değerlendirme amiri/amirleri tarafından değerlendirilir.
(2) Değerlendirme dönemi içinde değerlendirme amiri/amirleri ile altı aydan daha az bir süreyle fiilen çalışan personelin performansı, söz konusu dönem içerisinde en az üç ay süreyle çalıştığı son performans değerlendirme amiri/amirleri tarafından değerlendirilir.
(3) Personelin son ünvanı dikkate alınmak suretiyle performans değerlendirme formu atanır. Ünvanında değişiklik olan personelin, bu ünvanda üç aydan daha az çalışması halinde performans değerlendirmesi bir önceki ünvanı dikkate alınarak yapılır.
(4) Personelin değerlendirme dönemi içerisinde değerlendirmeyi yapacak hiçbir amirin maiyetinde en az üç ay süreyle çalışmaması halinde, personel için ilgili yıla ait performans değerlendirmesi yapılmaz.
Performans değerlendirmesinin yapılması
MADDE 9- (1) Personelin performans değerlendirmesi, performans değerlendirme formlarına esas ünvan tablosuna uygun şekilde yapılır.
(2) Performans değerlendirmesinde kullanılan performans değerlendirme ölçeği düzey ve dereceleri ile tanımları aşağıdaki şekildedir:
a) Çok Başarılı Performans: Amaç ve hedeflere ulaşmada; fark yaratılan, istisnai ve yüksek katkı sağlanan, birimin başarılı olmasına yönelik üstün çaba gösterilen ve hedeflerin başarılmasında öncülük edilen, ilgili performans değerlendirme kriterinde ortalamanın üzerinde performansın sürekli gösterildiği düzeyi,
b) Başarılı Performans: Yönlendirilmeye nadiren ihtiyaç duyulan, amaç ve hedeflere ulaşmada genellikle başarıyla katkı sağlanan, ilgili performans değerlendirme kriterinde ortalamanın üzerinde performansın çoğu zaman gösterildiği düzeyi,
c) Ortalama Performans: Beklenen performansın zaman zaman yönlendirilmeye ihtiyaç duyularak gösterildiği, amaç ve hedeflere ulaşmada yeterli sonuç üretilen, ilgili performans değerlendirme kriterinde ortalama performansın sergilendiği düzeyi,
ç) Geliştirilebilir Performans: Beklenen performansın çoğu zaman yönlendirmeyle sağlandığı, geliştirilmeye ihtiyaç duyulan, ilgili performans değerlendirme kriterinde ortalamanın altında bulunan düzeyi,
d) Yetersiz Performans: Asgari performansın gösterilemediği, sürekli yönlendirmeye ve ikaz edilmeye ihtiyaç duyulan, kabul edilebilir katkı sağlamayan, ilgili performans değerlendirme kriterinde ortalamanın çok altında bulunan düzeyi,
ifade eder.
(3) Performans değerlendirme ölçeğinin; “Çok Başarılı Performans”, “Başarılı Performans”, “Ortalama Performans” ve “Geliştirilebilir Performans” düzeyleri üç dereceye ayrılır; bir (1) rakamı o düzeyin alt performans derecesini, iki (2) rakamı o düzeyin orta performans derecesini, üç (3) rakamı o düzeyin üst performans derecesini ifade eder.
(4) Performans değerlendirmesi aşağıda belirtilen şekilde yapılır:
a) Performans değerlendirme formu, üst ve alt kriterlerden oluşur. Performans değerlendirmesi, anılan formda yer alan her bir alt kriterin beşli ölçeğe göre ayrı ayrı değerlendirilmesi suretiyle gerçekleştirilir.
b) Personelin, alt kritere karşılık gelen performansını belirlemek için beş performans değerlendirme ölçeği düzeyinden biri seçilir.
c) “Çok Başarılı Performans”, “Başarılı Performans”, “Ortalama Performans” veya “Geliştirilebilir Performans” düzeylerinden birisinin seçilmesi durumunda, bunların altında yer alan üç performans derecesinden biri PDP üzerinden işaretlenir.
ç) Alt kriterler, bağlı bulundukları üst kritere eşit seviyede katkı sağlar.
d) Nihai performans sonucu, her bir üst kriter için Ek-1’de yer alan formlarda belirlenen oranlar çerçevesinde, alt kriterler için seçilen düzey ve derecelerin sayısal karşılıklarının hesaplanmasıyla oluşur.
(5) Nihai değerlendirme sonucunun “Çok Başarılı Performans” veya “Yetersiz Performans” olması halinde bu değerlendirmeye esas teşkil edecek somut bilgi, belge veya olaylara dayanan gerekçeler Ek-2’de yer alan “Görüş ve Mütalaa” formunda belirtilir. Nihai değerlendirme sonucunun “Başarılı”, “Ortalama” veya “Geliştirilebilir” olması halinde ise, değerlendirme amirleri, personele ilişkin performans değerlendirmesine esas olan görüş, değerlendirme ve kanaatlerini bu formda belirtebilir.
(6) Nihai performans sonucu düzeyinin, iş verimlilikleri ve mesleki yetkinlikleri hakkında geri bildirim sağlamak amacıyla ilgili personelin, değerlendirmeyi yapan performans değerlendirme amir/amirleri ile birim amirinin erişimine en geç Nisan ayında açılması esastır.
(7) Görev ve yetkileri gereği Bakanlık internet ağına ve PDP’ye erişim sağlayamayan ve bu nedenle performans değerlendirme sonuçlarına erişimi bulunmayan personele, altıncı fıkra uyarınca erişime açılma tarihinden itibaren yedi iş günü içerisinde; rapor, izin ve benzeri mazereti olan personele ise yirmi bir iş günü içerisinde performans sonucu yazılı olarak tebliğ edilir. Mücbir nedenlerle tebligatın yapılamayacak olması durumunda ivedilikle Genel Müdürlüğe bilgi verilmesi birim amirinin sorumluluğundadır.
Yetersiz performans
MADDE 10- (1) Nihai performans sonucu “Yetersiz Performans” olan personele gerekçesi açıkça belirtilmek suretiyle, müteakip dönemlerde gelişim ve ilerleme sağlayabilmesini teminen birim amiri tarafından yazılı geri bildirimde bulunulur.
İtiraz değerlendirme kurulu ve itiraz
MADDE 11- (1) İtiraz değerlendirme kurulu, Personel Genel Müdürü veya uygun göreceği Personel Genel Müdür Yardımcısının başkanlığında, Teftiş Kurulu Başkanlığı ve Hukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğünden birer üye, Personel Genel Müdür Yardımcıları, Performans Geliştirme ve Uygulama Daire Başkanı ile itiraza konu personelin özlük işlemlerinin yürütüldüğü ilgili Personel Genel Müdürlüğü Daire Başkanından müteşekkildir. İtiraz değerlendirme kurulu Başkanı ihtiyaç halinde ilgili personel ve/veya kişileri, görüşünü almak üzere kurula davet edebilir, bilgi ve görüşünü talep edebilir.
(2) Toplantı yeter sayısı üçtür. Kararlar oy çokluğu ile alınır. Oylarda eşitlik olması halinde başkanın katıldığı taraf çoğunluk sayılır.
(3) Kurul üyeleri itiraza konu değerlendirmeyi yapan performans değerlendirme amiri olmaları halinde Kurul çalışmalarına katılamazlar.
(4) Nihai performans sonucu; “Yetersiz Performans”, “Geliştirilebilir Performans” veya “Ortalama Performans” olarak değerlendirilenler, değerlendirme sonuçlarının erişime açılmasından itibaren ya da dokuzuncu maddenin yedinci fıkrası uyarınca tebliğini takip eden yedi iş günü içerisinde Genel Müdürlüğe, dilekçe yolu ile itirazda bulunabilir. Bu süreden sonra yapılacak itirazlar dikkate alınmaz.
(5) İtiraz dilekçesi, Bakanlığın iç ağındaki yazışma programı üzerinden ve aşağıda belirtilen usulde Genel Müdürlüğe gönderilir:
a) Merkez teşkilatında görevli personel, kapalı zarf içinde ve biriminin üst yazısı ekinde.
b) Yurt dışı teşkilatında görevli personel, biriminin e-yazısı ekinde ve yazı ekinin şifrelenmesi suretiyle.
(6) Nihai performans sonucuna yapılan itiraz üzerine Genel Müdürlük; itiraza konu değerlendirmeyi yapan amir/amirlerden, değerlendirmeye esas bilgi, belge ve olay hakkındaki görüşlerini talep eder. Bu bilgi ve belgeler talep tarihinden itibaren yedi iş günü içerisinde Genel Müdürlüğe gönderilir.
(7) Personelin itiraza ilişkin başvurusunda kayıtlı hususlar ile değerlendirmeyi yapan amir/amirlerin görüşleri, personelin geçmiş yıllara ait performans değerlendirme sonuçları, disiplin durumu ve ihtiyaç duyulması halinde ilgili amir ve personelin özlük dosyalarında kayıtlı diğer belge ve bilgilerle birlikte itiraz değerlendirme kurulunca incelenir.
(8) İtiraz değerlendirme kurulunca; itirazın reddine veya kabulüne karar verilir.
(9) İtirazın kabul edilmesi halinde;
a) İtiraz konusu olan değerlendirmeyi yapan amirden/amirlerden birinden ya da her ikisinden değerlendirmelerini tekrar yapmalarına,
b) Performans değerlendirme dönemi içerisinde birlikte en az üç ay çalıştığı başka amir/amirler tarafından değerlendirilmesine,
c) Değerlendirme amirinin bulunmaması durumunda, itiraz eden personel hakkında ilgili yıla ait performans değerlendirmesi yapılamayacağına,
karar verilebilir.
(10) İtiraza konu sonuç ile Kurul tarafından dokuzuncu fıkra uyarınca yenilenen değerlendirme sonucundan personel lehine olan, nihai performans sonucu olarak esas alınır.
(11) İtirazın reddedilmesi ya da kabul edilmesi halinde Kurulun aldığı kararlar ilgili personele on beş iş günü içinde bildirilir. İtiraz değerlendirme kurulunca alınan kararlar kesindir.
(12) İtiraza konu edilen değerlendirmeyi objektif olarak yapmadığı anlaşılan amirin değerlendirmesi Kurulca geçersiz sayılır ve bu amirlerin ilgili mevzuat hükümleri uyarınca sorumlulukları saklıdır.
Sorumluluk ve gizlilik
MADDE 12- (1) Performans değerlendirme formlarının doldurulması ve sonuçları ile ilgili her türlü bilgi ve belgenin gizli tutulması esas olup, ilgisi olmayan kişilerle paylaşılamaz. Performans değerlendirme sonuçları, değerlendirilen personel, birim amiri ve değerlendirme amirlerinin erişimine açılır. Performans değerlendirme amirleri belirtilen süreler içerisinde, hukuken kabul edilebilir mazereti olanlar hariç, kontrol ve değerlendirme işlemlerini tamamlamak zorundadırlar.
(2) Belirtilen süreler dahilinde söz konusu işlemleri gerçekleştirmeyen performans değerlendirme amirleri hakkında 657 sayılı Kanun kapsamında disiplin hükümleri uygulanır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Koruma görevlisi performans değerlendirme esasları
MADDE 13- (1) Yurt dışı temsilciliklerde koruma hizmetleri için görevlendirilen amir ve memurlar için ilgili kurumlar tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde performans değerlendirme işlemleri yürütülür.
(2) Koruma görevlilerinin performans değerlendirme amirleri PDP’de yer alan performans değerlendirme amirleri cetvelinde gösterilir.
Tereddütlerin giderilmesi
MADDE 14- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında ortaya çıkan tereddütleri gidermeye Genel Müdürlük yetkilidir.
Yürürlük
MADDE 15- (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 16- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Dışişleri Bakanı yürütür.
