İş Kanunun 75. maddesi uyarınca ” İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”
Buna göre işveren tarafından her bir işçi için ayrı ayrı işçi özlük dosyası tutulması zorunludur. İşçi özlük dosyası, kısaca iş sözleşmesinin başlangıcı ve sona ermesi hususlarında mevzuat gereği bulunması öngörülen belgelerin tutulduğu kişisel dosya olarak tanımlanabilir. Özlük dosyası olası bir uyuşmazlık halinde delil görevi görür. Kanun koyucu özlük dosyası tutulmasını zorunlu kılsa da içeriğine dair düzenleme yapmamıştır. Dosya içeriğindeki bazı belgeler işverence bazıları ise işçi tarafından tedarik edilir.
Çıraklar, stajyerler, memurlar, Deniz İş Kanunu ve Basın İş Kanunu uyarınca çalışanlar hakkında işçi özlük dosyası tutulması zorunluluğu yoktur. İşçinin yabancı olması özlük dosyası tutulması açısından farklılık yaratmaz. Keza, işçinin işveren vekili olması da özlük dosyası tutulması zorunluluğunu ortadan kaldırmaz.
İşçi özlük dosyası tutulması yükümlülüğü için kanun koyucunun aradığı kıstas, işçinin işveren ile iş sözleşmesine bağlı olarak çalışmasıdır. Hizmet sözleşmesi, vekalet sözleşmesi vb. ile çalışanlar açısından da böyle bir yükümlülük yoktur. Bununla beraber işçinin belirli süreli, belirsiz süreli, kısmi süreli veya tam zamanlı çalışması bir fark yaratmamaktadır. İşçinin deneme süresinde olması işçi özlük dosyası hazırlanması yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır.
Asıl işveren alt işveren ilişkisi varsa, işçi özlük dosyası tutulması yükümlülüğü kime aittir? İş Kanunu m.2’nin lafzından kanun koyucunun bu yükümlülük açısından işverenleri birlikte sorumlu tuttuğu anlaşılmaktadır. İşyerinin devri halinde bu yükümlülük İş Kanunu m.6 uyarınca devralan işverene geçer.
İşçi özlük dosyası o işçiye özgüdür yani kişiseldir. Bir uyuşmazlık halinde işçi özlük dosyası delil niteliği taşımaktadır. Yargıtay’a göre; işçinin ıslak imzasını taşıyan bordrolar kesin delil niteliği taşırlar. Keza, işverenin işçinin yıllık iznini kullandığını işçinin imzasını taşıyan izin defteri ile ispat etmesi gerekir.
İşçi özlük dosyası şeklen nasıl tutulur? Gerçek bir dosya içerisinde ya da elektronik ortamda tutulması açısından fark var mıdır? Özlük dosyasının gerçek bir dosya olarak tutulması olağan uygulamadır. Burada tartışma elektronik ortamda kayıt tutulması konusunda çıkmaktadır. Esasında, dosyanın elektronik ortamda tutulmasını engelleyen bir hüküm yoktur. Ancak işçinin imzasını gerektiren belgeler söz konusu olduğunda bu imzanın da elektronik imza olması gerekmektedir. Elektronik imza kullanımı yaygın olmadığından ve çoğu işyerinde böyle bir alt yapı bulunmadığından dosyanın elektronik ortamda tutulması da güçtür. Elektronik ortamda dosya tutulması halinde dosyaya 3. kişilerin erişimi de sorun yaratmaktadır. Bunun olmaması için gereken önlemler alınırsa dosyanın bu şekilde tutulması da mümkündür.
Peki özlük dosyasında neler bulunabilir?
· İş başvuru formu
· İş sözleşmesi
· Sigortalı işe giriş bildirgesi
· Sağlık raporu
· Kan grubunu gösteren belge
· Gece çalışacak işçiler için sağlık raporu
· Ağır ve tehlikeli işte çalışacak işçiler için sağlık raporu
· On sekiz yaşından küçük işçiler için sağlık raporu
· Asbestle çalışan işçiler için sağlık raporu
· Kanserojen ve mutajen maddelerle çalışacak işçilerin sağlık kayıtları
· Nüfus cüzdanı örneği
· Vesikalık fotoğraf
· Diploma ve Diğer Eğitim Belgeleri
· Öğrenciler için öğrenci belgesi
· İkametgah
· Adli sicil kaydı
· Sosyal Güvenlik Kurumu Sigorta Sicil Kaydının Fotokopisi
· Eski işyerine ait çalışma belgesi
· Erkek işçiler için askerlik durumunu gösteren belge
· Engelli işçiler için Türkiye İş Kurumu’na başvurusunu gösterir belge
· Yabancı işçiler için çalışma belgesi
· Ücret hesap pusulası
· Ücret kesme cezasına ilişkin yazı
· Yıllık ücretli izin kayıt belgesi
· Yıllık ücretli izin talebine ilişkin yazı
· İş sağlığı ve güvenliği konusunda işçiye gerekli eğitimin verildiğini gösteren belge
· İş kazası ve meslek hastalığı bildirim formu
· Gece çalışan işçilerin periyodik sağlık kontrollerine ilişkin rapor
· Ağır ve tehlikeli işte çalışacak işçilerin periyodik sağlık kontrollerine ilişkin rapor
· On sekiz yaşından küçük işçilerin periyodik sağlık kontrollerine ilişkin rapor
· İstirahat raporu
· Gebe işçilerin sağlığını izleme formu
· Geçici iş ilişkisi kurulacaksa işçinin bunu kabul ettiğine dair onay belgesi
· Fazla sürelerle çalışma için işçinin onay belgesi
· Fazla çalışma için işçinin onayını gösterir belge
· Ulusal bayram ve genel tatillerde çalışmaya işçinin onay verdiğini gösterir belge
· Çalışma koşullarını gösterir belge
· Çalışma koşullarında esaslı değişiklik yapılacaksa buna dair yazı
· Performans değerlendirme formu
· İhtar yazısı veya tutanak
· Fesih yazısı
· İbraname
· Sigortalı işten ayrılış belgesi
Bu belgeler örnek nevidendir. Her işçi özlük dosyasında aynı belgelerin bulunması gerekmez. İşçinin yaptığı işe ve duruma göre farklılık gösterebilir.
İşçi özlük dosyasını tutmak bazı işverenlere külfet olarak gelebilmektedir. Ancak bu yasal bir zorunluluktur. Kanun koyucu dosyanın hiç tutulmaması, eksik tutulması, yetkili mercilere gösterilmemesi hallerinde Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından idari para cezası yaptırımı uygulanacağını öngörmüştür. Para cezasının miktarı yıla göre değişiklik göstermektedir.
