1. Sözleşmenin Kuruluş Aşamasının Önemi
Sözleşmeler, yalnızca hukuki bir metin değil; ticari faaliyetlerin, nakit akışının, operasyonel sürekliliğin ve hatta şirketin itibarının temelini oluşturan araçlardır. Ancak uygulamada şirketlerin en sık yaptığı hata, sözleşmenin yalnızca imzalandığı anda bağlayıcı hale geldiğini düşünmeleridir.
Oysa ticari hayatta sözleşmelerin önemli bir kısmı, henüz imza aşamasına gelmeden, öneri – karşı öneri – kabul süreci içerisinde kurulmaktadır. Satış teklifleri, hizmet sözleşmesi taslakları, distribütörlük görüşmeleri, e-posta yazışmaları, fiyat teklifleri ve hatta WhatsApp mesajları, şirketler açısından bağlayıcı sonuçlar doğurabilmektedir.
Bu nedenle şirketler için sözleşmenin kuruluş aşaması, sözleşmenin uygulanmasından dahi daha kritik bir risk alanıdır. Yanlış yönetilen bir teklif süreci, şirketi istemediği borçlar altına sokabileceği gibi, milyonlarca liralık tazminat taleplerine de yol açabilir.
2. Sözleşmenin Kurulması Kavramı
Öneri (İcap) Şirketleri Ne Zaman Bağlar?
Türk Borçlar Kanunu’na göre öneri, kabul edilmesi halinde sözleşmeyi kurmaya elverişli irade beyanıdır. Şirketler açısından bu noktada en büyük risk, “teklif verme” iradesiyle yapılan açıklamaların, farkında olmadan bağlayıcı nitelik taşımasıdır.
Özellikle fiyat teklifleri, proforma faturalar, teklif mektupları, e-posta ile iletilen şart listeleri, hizmet kapsamı ve bedeli içeren sunumlar gibi belgeler ve açıklamalar şirketleri bağlayıcı öneri haline gelebilir:
Şirketler, bu belgeleri hazırlarken hukuki sonuç doğurabileceklerini göz önünde bulundurmalıdır.
Sözleşmenin kurulduğu an, şirket açısından, borcun doğduğu anı, riskin kime geçtiğini, sorumlulukların başladığı tarihi, cezai şartların işlerlik kazanmasını belirler.
Özellikle ticari sözleşmelerde bu anın yanlış değerlendirilmesi, şirketin henüz hazırlık aşamasında olduğu bir iş için hukuki sorumluluk altına girmesine yol açabilir.
3. Ticari Hayatta Karşılıklı Teklif Sunulması
Karşı Öneri Şirketi Bağlar mı?
Ticari sözleşmelerde karşı öneri sunulması son derece yaygındır. Şirketler çoğu zaman karşı tarafın teklifine bazı değişiklikler yaparak yanıt verir. Ancak yapılan her değişiklik, kabul değil, karşı öneri niteliğindedir.
Karşı öneri, önceki öneriyi hükümsüz kılar, yeni bir teklif süreci başlatır, kabul edilmedikçe sözleşme kurulmaz.
Bu nedenle şirketlerin karşı öneri verirken, bu önerinin kabul edilmesi halinde doğacak sonuçları önceden değerlendirmesi gerekir.
Pazarlık Sürecinde Şirketlerin Hukuki Konumu
Pazarlık süreci kural olarak bağlayıcı değildir. Ancak şirket temsilcilerinin kullandığı dil, bu süreci bağlayıcı hale getirebilir. Özellikle satış ve pazarlama departmanlarının kullandığı ifadeler, şirket açısından ciddi riskler doğurabilmektedir.
“Bu şartlarla işi yapıyoruz”, “Anlaştık”, “Bu fiyat üzerinden ilerleyelim” gibi ifadeler, somut olayın özelliklerine göre bağlayıcı kabul edilebilir.
4. Karşı Öneri Sunarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Esaslı Unsurların Kontrol Altına Alınması
Şirketlerin sunduğu tekliflerde ve karşı tekliflerde işin kapsamı, bedel ve ödeme koşulları, süre, teslim ve ifa şartları, cezai şartlar ve sorumluluk sınırları gibi unsurların tamamı net şekilde belirlenmelidir. Bu unsurlardan birindeki belirsizlik, ileride uyuşmazlıklara neden olur.
Yazılı İletişimin Kontrolü ve Kurumsal Disiplin
Şirketlerde öneri ve kabul süreci çoğu zaman e-posta ve dijital platformlar üzerinden yürütülür. Bu durum ispat kolaylığı sağlasa da, kontrolsüz yazışmalar ciddi hukuki riskler yaratır.
Şirketler, özellikle, yetkisiz personelin bağlayıcı ifadeler kullanmamasına, standart e-posta şablonları oluşturulmasına, öneri metinlerinde hukuki uyarı kayıtlarının bulunmasına dikkat etmelidir.
Önerilere Süre ve Bağlayıcılık Kayıtları Eklenmesi
Şirketler tarafından sunulan önerilerde mutlaka teklifin geçerlilik süresine, yönetim onayına tabi olduğuna, sözleşme imzalanmadan bağlayıcılık doğmayacağına dair kayıtlar yer almalıdır. Bu kayıtlar, şirketin istemeden sözleşme ilişkisine girmesini engeller.
5. Elektronik Ortamda Şirket Sözleşmeleri
E-Posta Yoluyla Kurulan Ticari Sözleşmeler
Uygulamada şirketler arasında pek çok sözleşme yalnızca e-posta yazışmalarıyla kurulmaktadır. İmzalı sözleşme olmaksızın dahi, e-postalar bağlayıcı kabul edilebilmektedir.
Özellikle “kabul ediyoruz”, “şartlar uygundur”, “başlayabilirsiniz” gibi ifadeler, sözleşmenin kurulduğu anlamına gelebilir.
Dijital Platformlar ve Otomatik Sözleşme Kurulması
E-ticaret, SaaS hizmetleri, abonelik sistemleri ve B2B platformlarda sözleşmeler otomatik olarak kurulmaktadır. Bu sistemlerin hukuki altyapısının doğru kurgulanmaması, şirketi ciddi riskler altına sokar.
6. Sözleşme Görüşmeleri Sırasında Şirketlerin Sorumluluğu
Güven Sorumluluğu (Culpa in Contrahendo) ve Şirketler
Şirketler, sözleşme görüşmeleri sırasında dürüstlük kuralına uygun davranmak zorundadır. Karşı tarafta sözleşmenin kurulacağına dair haklı bir güven oluşturulmuşsa, bu güvenin boşa çıkarılması tazminat sorumluluğu doğurabilir.
Özellikle uzun süren ticari müzakerelerde fizibilite çalışmaları yaptırılması, yatırım yapılması, personel tahsis edilmesi gibi durumlar varsa, şirketin sorumluluğu ağırlaşabilir.
Görüşmelerin Ani ve Gerekçesiz Kesilmesi
Şirketlerin, ciddi aşamaya gelmiş sözleşme görüşmelerini haklı sebep olmaksızın sona erdirmesi, karşı tarafın uğradığı zararları tazmin yükümlülüğü doğurabilir.
7. Şirketlerin Uygulamada En Sık Yaptığı Hatalar
Şirketler açısından sözleşmelerin kuruluş aşaması, en büyük hukuki risklerin doğduğu süreçtir. Özellikle teklif, karşı teklif ve pazarlık aşamasında yapılan küçük hatalar, şirketi uzun süreli ve maliyetli davalarla karşı karşıya bırakabilir.
Bu nedenle şirketlerin sözleşme görüşmelerini hukuki denetim altında yürütmesi ticari faaliyetlerin güvenli ve sürdürülebilir şekilde yürütülmesi açısından zorunludur. Bu aşamada en sık yapılan hatalar ise şunlardır:
Ön Protokol ve Niyet Mektupları
Şirketler çoğu zaman ön protokol veya niyet mektubunun bağlayıcı olmadığını düşünür. Ancak bu belgelerin içeriğinde ifadelerin doğru yazılmaması halinde, belgeler bağlayıcı sözleşme niteliği taşıyabilir.
Yetkisiz Kişilerle Yapılan Sözleşme Görüşmeleri
Şirket adına yetkisi olmayan çalışanların yaptığı teklif ve kabuller, bazı durumlarda şirketi bağlayabilir. Bu nedenle şirket içi yetki ve imza düzeninin net olması gerekir.
Satış ve Pazarlama Departmanlarının Kontrolsüz Taahhütleri
Satış ekipleri tarafından verilen taahhütler, şirketi bağlayıcı sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle şirket içi eğitim ve denetim son derece önemlidir.
Sıradaki yazımızda “Sözleşmelerin Hangi Sistematik Dahilinde Hazırlanacağını” ele alacağız.
