Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi Genel Müdürlüğünden:
TÜRKİYE ELEKTRİK İLETİM ANONİM ŞİRKETİ
AMBAR YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi merkez ve taşra teşkilatlarında bulunan malzemelerin tesellümü, ambara girişi, stoklanması, ambardan çıkışı sırasında yapılacak her türlü ambar işlemleri ile ambarların kuruluş ve işleyişlerine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketinin merkez ve taşra teşkilatındaki ambarları kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 8/6/1984 tarihli ve 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 22/1/1990 tarihli ve 399 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile 29/6/2001 tarihli ve 24447 sayılı Resmî Gazete’ de yayımlanan Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi Ana Statüsü hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Ambar: Teşekkül merkez ve taşra teşkilatlarının yatırım ve işletme faaliyetleri için gerekli olan malzeme ile taşıt, iş makinesi ve teçhizatla bunlara ait yedeklerin ve işletme faaliyetleri için gerekli olan diğer malzemelerin toplu halde korunduğu açık ve kapalı alanları,
b) Ambar işlemleri: Malzemelerin tesellümü, ambara girişi, stok takibi ve ambardan çıkışını kapsayan her türlü işlemleri,
c) Ambar sorumlusu: Ambarın bağlı olduğu birim amiri tarafından görevlendirilerek malzemelerin ambar işlemlerinden birinci derecede sorumlu olan personeli,
ç) Arızalı malzeme: Bulunduğu haliyle üretim amacına uygun olarak kullanılamayacak ancak onarımla kullanılabilecek durumda olan malzemeleri,
d) Birim: Teşekküle bağlı merkez ve taşra teşkilatlarında yer alan müstakil üniteleri,
e) Çevre lisansı: Atıkların toplanması, geri kazanımı, geri dönüşümü ve bertaraf edilebilmesine ilişkin teknik yeterliliği,
f) Demonte malzeme: İletim sisteminde üretim amacına uygun olarak kullanılmış ve herhangi bir sebeple servis harici edilmiş ve tekrar kullanılıp kullanılamayacağı tespite muhtaç malzemeleri,
g) Ekonomik ömrünü doldurmuş malzeme: Belli bir çalışma süreci sonucunda yeterli performans gösteremeyen, onarım ve işletme maliyetleri ekonomik olmaktan çıkan ve Teşekkülce öngörülen raf ömrünü tamamlamış malzemeleri,
ğ) Ekonomik ömrünü doldurmuş taşıt ve iş makinesi: 18/7/1997 tarihli ve 23053 mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Karayolları Trafik Yönetmeliğinin 40 ıncı maddesi hükümleri doğrultusunda trafikten çekme işlemine tabi tutulan, onarımla yenileştirildikleri takdirde tekrar tescili yapılabilen taşıt ve iş makinelerini,
h) Hibe malzeme: Bir kimsenin, kuruluşun veya ülkenin karşılıksız olarak Teşekküle devrettiği veya Teşekkülün kamu hizmeti veren resmi veya özel kurum ve kuruluşlar ile ülkelere karşılıksız olarak devrettiği malzemeleri,
ı) Hurda malzeme: Atık trafo yağları hariç olmak üzere, normal hizmet süresini doldurarak servis dışı bırakılan veya herhangi bir nedenle hizmete konulması mümkün olmayan, bakım ve onarımla dahi kullanılmasına imkân bulunmayan bozulmuş, hasarlanmış, yıpranmış veya eskimiş her türlü malzemeleri,
i) Hurda taşıt ve iş makinesi: Karayolları Trafik Yönetmeliğinin 39 uncu maddesi hükümleri doğrultusunda hurda olarak tefrik edilen ve hurda işlemine tabi tutulan onarımla yenilenseler bile tekrar tescili yapılamayan taşıt ve iş makineleri,
j) İhtiyaç dışı malzeme, taşıt ve iş makinesi: Kullanılabilecek durumda olduğu halde, bulunduğu birimde kullanım alanı kalmayan malzeme, taşıt ve iş makineleri,
k) İhtiyaç fazlası malzeme, taşıt ve iş makinesi: Bulunduğu birimde, ihtiyacın üzerinde olan malzeme, taşıt ve iş makineleri,
l) İşletme malzemesi: İşletme faaliyetleri için işletme bütçesinden temin edilen malzemeleri,
m) Kullanılmış malzeme: Üretim amacına uygun olarak kullanılmış, herhangi bir sebeple servis harici edilmiş ve bulunduğu haliyle kullanılabilecek nitelikte olduğu belirlenen sağlam malzemeleri,
n) Merkez teşkilatı: Teşekkül merkezinde yer alan birimleri,
o) Taşra teşkilatı: Teşekkül merkezi dışında kalan birimleri,
ö) Teşekkül: Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi Genel Müdürlüğünü,
p) Yatırım malzemesi: Yıl içinde ödeneği ve proje numarası belirlenerek yatırım bütçesinden alımı yapılan malzemeleri,
r) Yedek parça: Bir malzemenin işlemez duruma gelen bölümünün yerine konacak yeni parçayı,
s) Yeni malzeme: Hiçbir şekilde kullanılmamış ve amacına yönelik kullanıma hazır malzemeleri,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Ambar Tipleri ve Çeşitleri
Ambar tipleri
MADDE 5- (1) Her türlü malzemenin toplu halde korunduğu ambar tipleri aşağıda tanımlanmıştır:
a) Kapalı Ambar: Her tarafı kapalı, beton, kâgir, ahşap, çelik, sac, çinko ve benzeri malzemeden yapılmış bina ve barakalardır.
b) Açık Ambar: Çevresi duvar, tel örgü, tel çit ve benzeri malzeme ile çevrilmiş sahalardır.
c) Sundurma: Ambar sahası içinde bulunan etrafı açık, üstü kapalı bölümlerdir.
Ambar çeşitleri
MADDE 6- (1) Malzemelerin cinslerine ve kullanım amaçlarına göre korunacağı ambar çeşitleri aşağıda tanımlanmıştır:
a) Yatırım Ambarı: Teşekkül merkez ve taşra teşkilatlarınca yatırım malzemesi olarak temin edilen malzemelerin korunduğu yerlerdir.
b) İşletme Ambarı: Teşekkül merkez ve taşra teşkilatlarınca işletme malzemesi olarak temin edilen malzemelerin korunduğu yerlerdir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Ambarların Kuruluş Esasları
Ambar yerlerinin seçimi
MADDE 7- (1) İhtiyaç gereği kurulması uygun görülen ambarların yerinin seçiminde;
a) Ulaşıma elverişli,
b) Yükleme ve boşaltmaya uygun,
c) Su baskını ihtimali olan yerlerden uzak,
ç) Emniyeti kolayca sağlanabilen yer,
olmasına özen gösterilir.
Ambar emniyeti
MADDE 8- (1) Kapalı ve açık ambarların emniyetinin sağlanması için aşağıda belirtilen tedbirler alınır:
a) Yangın tehlikesine karşı ambarlar arasında gerekli emniyet mesafesi bırakılır.
b) Parlayıcı ve patlayıcı, akaryakıt, madeni yağ ile kimyasal maddelerin tutulduğu bölümler emniyet bakımından ambarın diğer bölümlerinden uzakta ve çalışma sahası dışında yapılır.
c) Ambarlarda yangına karşı gerekli tedbirler alınır.
ç) Ambarın uygun görülen yerlerine çeşitli tehlikelere karşı, çalışan personeli uyarmak amacıyla ikaz levhaları konulur.
d) Gerekli olan ambarlara paratoner tesisatı kurulur ve ambar sahasının merkezi bir yerinde sele karşı demirbaş olarak bir motopomp bulundurulur.
e) Ambar sahasının büyüklüğü göz önüne alınarak ihtiyaca göre yeterli sayıda güvenlik görevlisi kulübesi ve güvenlik kamerası sistemi yapılır.
f) Kapalı ve açık ambar sahalarının iç ve dış çevre aydınlatmaları yapılır.
g) Kapalı ambarların gerekli görülen pencereleri demir parmaklıkla korunur.
ğ) Ambar sahasına görev maksatsız hiçbir özel veya resmi araç alınmaz.
h) Ambar emniyeti konusunda belirtilmeyen hususlarda Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetmeliği hükümleri geçerlidir.
Ambar donanımı
MADDE 9- (1) Ambar donanımı ile ilgili olarak aşağıda belirtilen esaslar dikkate alınır:
a) Görevli personele çalışabileceği ve malzeme giriş çıkışının görülebileceği uygun bir çalışma yeri temin edilir.
b) Malzeme tesellümünde kullanılacak ölçü tartı aletleri, gerekli diğer teçhizatlar ile ağır malzemelerin taşınabilmesi için seyyar vinç, forklift ve benzeri araç gereç bulundurulur ve bu araçlar yeterlilik belgesi olan personel tarafından kullanılır.
c) Malzemelerin ambar işlemleri, takip ve kontrolünün bilgisayar ile Teşekkülde kullanılmakta olan güncel stok programı üzerinden yapılması esas olup gerekli bilgisayar donanımı sağlanır.
ç) Kapalı ambarların zeminleri beton olur, malzemelerin durumuna göre bu zeminler tahta, takoz, muşamba, kauçuk ve benzeri malzeme ile döşenir. Açık ambarların zeminleri beton, asfalt, stabilize ve benzeri malzeme ile kaplanır ve gerektiğinde malzemelerin konulacağı platformlar yapılır.
d) Konulacak malzeme miktarı göz önüne alınarak, ambarda gerekli raflar yapılır, malzemelerin yerleştirilmesi ile raf ve göz düzenlemesinde malzeme kodu (Grup + Sınıf) dikkate alınır ve malzemeler kolayca bulunabilecek şekilde yerleştirilir.
e) Ambar personelinin temizliği için gerekli önlemler alınır.
f) Ambar personelinin iş güvenliği için gerekli olan kişisel koruyucu donanım malzemeleri temin edilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Ambarlama ve Ambar İşlemleri
Malzeme tesellümü
MADDE 10- (1) Teşekkül merkez ve taşra teşkilatının satın alma birimlerince iç veya dış piyasadan satın alınıp şartnamesindeki ilgili maddelerine uygun olarak muayene ve kabulü yapılan malzemeler, hibe edilen malzemeler, diğer birim ve ambarlardan gelen malzemeler ile Teşekkülün iletim sisteminden demonte edilmiş malzemeler, ambar sorumlusu tarafından teslim alınır.
(2) Ambar sorumlusunun ambara gelecek malzeme hakkında ilgili birim tarafından malzeme gelmeden önce yazılı olarak bilgilendirilmesi esastır. Ancak yazılı bilgilendirilmesinin mümkün olmadığı durumlarda ambar sorumlusu şifahi olarak bilgilendirilir, malzemenin ambarlanması ile ilgili hazırlık yapar.
(3) Ambar sorumlusu tarafından;
a) Gelen malzemeler;
1) Satın alma birimlerince iç veya dış piyasadan satın alınmış ise; malzeme talep formu ve fatura/irsaliye ile karşılaştırılır.
2) Hibe alınan malzeme ise; malzemenin hibe edildiğine dair hibe eden gerçek veya tüzel kişilerce düzenlenmiş yazı veya tutanak ile karşılaştırılır.
3) Diğer birim ve ambarlardan gelen malzeme ise ambar çıkış formu veya sevk pusulası ile karşılaştırılır.
4) Teşekkülün iletim sisteminden demonte edilmiş malzeme ise stok programındaki bu malzemeye ilişkin kayıt ile karşılaştırılır. Demonte malzeme tutanağı (Ek-9) ambar sorumlusuna teslim edildikten sonra ilgili kayıtlar kontrol edilir, gerektiğinde malzeme durumu güncellenir.
5) İade gelen malzeme ise ambar çıkış formu veya teslim tesellüm tutanağı ile karşılaştırılır.
b) Malzemenin cinsine göre miktarı veya ağırlığı kontrol edilerek gözle görülen fiziksel bir kusur veya eksiklik olup olmadığı incelenir.
c) Malzemenin seri numarası, tipi, ambalaj durumu gibi belirleyici özellikleri saptanır.
(4) Ambara gelen malzemenin tesellüm işlemleri, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 23 üncü, 11/1/2011 tarihli ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun 223 üncü maddelerinde belirtildiği üzere, malların ayıplı olduğu açıkça belli ise iki gün, açıkça belli değil ise sekiz gün içerisinde tamamlanır. Malların ayıplı olduğunun tespit edilmesi halinde tutanak düzenlenerek ayıplı malların tedarikçisi tarafından gerekli yükümlülüklerin yerine getirilmesi için durum derhal ilgili satın alma birimlerine bildirilir.
(5) İç veya dış piyasadan temin edilen/hibe alınan iletim sistemi malzemelerinin; malzemenin temini ile ilgili birimce oluşturulmuş, malzemeyi tanıyan en az üç kişilik bir heyet tarafından uygunluğu kontrol edilerek, malzeme tesellüm kontrol tutanağı (Ek-2) düzenlendikten sonra tesellüm işlemleri tamamlanır. İletim sistemi malzemeleri dışında kalan malzemeler için ihtiyaç duyulması halinde bu uygulama yapılır.
(6) Kurum içi sevkiyatı yapılan malzemeler, iade gelen malzemeler ve demonte malzemeler için bu maddenin beşinci fıkrasında belirtilen uygulama yapılmaz. Söz konusu malzemelerin gerekli belgeler ile karşılaştırılarak gözle kontrol edilmesi yeterlidir.
(7) Ambara gelen malzemenin ilgili belgeleri henüz gelmemiş ise, malzeme tutanak ile teslim alınır ve acil veya özel bir durum söz konusu değil ise, belgeleri gelinceye kadar kullanılmaz.
Malzeme girişi
MADDE 11- (1) Usulüne uygun olarak tesellümü yapılmış olan malzemeler, Teşekkülde kullanılmakta olan güncel stok programına kaydedilerek düzenlenecek ambar giriş formu (Ek-3) ile ambara alınır.
(2) Ambar giriş formu, aynı zamanda tesislerden sökülen malzemeler ile herhangi bir nedenle kayda alınmamış hibe ve toplama malzemelerin ambara girişi için de kullanılır.
(3) Ambar giriş formu ekinde malzemenin tesellümünde kullanılan belgeler bulunur. Bu belgeler aşağıda belirtilmiştir:
a) Malzeme piyasadan temin edilmiş ise;
1) Malzeme Talep Formu,
2) Malzeme Tesellüm Kontrol Tutanağı,
3) Fatura sureti veya sevk irsaliyesi.
b) Malzeme Teşekkülün diğer bir ambarından gelmiş ise “Ambar Çıkış Formu” (Ek-4).
c) Malzeme hibe alınan malzeme ise, malzemenin hibe edildiğine dair, hibe eden gerçek veya tüzel kişilerce düzenlenmiş yazı veya tutanak.
ç) Malzeme, iletim sistemimizden sökülerek ambara getirilen malzeme ise, “Demonte Malzeme Tutanağı”.
(4) İşlemleri tamamlanan malzemelerin ambar giriş formunun bir nüshası ekleri ile birlikte bekletilmeden muhasebe ünitesine gönderilir.
(5) Montaj artığı malzemeler için çıkış bedeli, toplama malzemeler ile kullanılması mümkün olmayan malzemeler ve bedeli tespit edilemeyen malzemelerin ise malzemeyi tanıyan en az üç kişiden oluşan bir heyet tarafından belirlenen takdiri birim bedeli üzerinden ambara girişi yapılır.
(6) Ambarda tesellümü yapılan malzemenin nakliye veya stoklanması esnasında hasarlanması durumunda malzemenin hasarına ilişkin bir rapor düzenlenerek girişi yapılır. Gerektiğinde ekspertiz raporu da düzenlenir. Malzeme durumu stok programında arızalı olarak takip edilir.
Malzemenin ambarlanması
MADDE 12- (1) Ambarlama; tesellümü yapılan malzemenin; fiziksel ve kimyasal özellikleri dikkate alınarak, herhangi bir şekilde zarar görmeden, çevreye ve insan sağlığına karşı doğabilecek olumsuz etkileri en aza indirerek, ambar içinde malzeme hareketini kolayca sağlayacak şekilde stoklanarak muhafaza edilmesidir.
(2) Ambarlama işlemlerinde uyulması gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir:
a) Açık havadan etkilenecek malzemeler kapalı ambarda tutulur.
b) Malzemeler mümkün olduğunca ambalajları açılmadan korunur.
c) Ambardan yapılan malzeme sevkiyatında “ilk giren ilk çıkar” prensibine uyulur.
ç) Parlayıcı, patlayıcı, yanıcı ve yakıcı malzemeler, yağlar ayrı ayrı yerlerde ve emniyetli bir şekilde korunur.
d) Yukarıda belirtilen malzemeler dışında kalan diğer malzemeler de yağmur, güneş, nem, ışık, havalandırma ve diğer etkenlerden etkilenme durumu göz önüne alınarak korunur.
e) Malzemenin açık veya kapalı ambar sahasında stoklanması malzeme hareketini zorlaştırmayacak şekilde yapılır, çok hareket gören malzemelerin ambarda dağıtıma en uygun yerlerde stoklanması sağlanır.
f) Malzemeler kolayca bulunabilecek, görülebilecek şekilde cins ve durumlarına göre ambarlanır.
g) Ambarlama sistemi her türlü kolaylığı, emniyeti ve düzeni sağlayacak şekilde Teşekkülün iş güvenliği ve çevre mevzuatı doğrultusunda organize edilir.
ğ) Yangın söndürme ve emniyet cihazları görülebilir ve kolaylıkla ulaşılabilecek yerlere konulur.
h) Bütün gıda maddeleri 24/4/1930 tarihli ve 1593 sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu hükümlerine göre korunur.
ı) Ambarlanan bütün malzeme grupları için malzeme tanımını içeren göz kartı (Ek-5) düzenlenir.
i) Tüm ambarlar bölümlere ayrılır ve bu bölümlere göz numarası verilerek göz kartlarının takibi bu numaralar üzerinden yapılır.
j) Ambar yerleşim planı hazırlanarak bütün göz numaraları bu plan üzerinde gösterilir. Ambar yerleşim planında belirtilen göz numaralarında bulunan malzeme grupları listelenir. Ambar yerleşim planı en az A3 boyutunda hazırlanır. Hazırlanan ambar yerleşim planı kolayca erişilebilecek bir noktaya asılır.
k) Hurda malzemeler niteliklerine göre ayrıştırılır ve ayrı bir bölümde muhafaza edilir.
l) İletim sistemi malzemelerinin gerekli test ve kontrolleri, ilgili daire başkanlıklarınca belirlenen periyotlarda ve kapsamda, malzemenin bulunduğu birimin test ekiplerince ya da teknik birimlerince yapılarak Teşekkülde kullanılmakta olan stok programındaki malzeme durumunun doğruluğu kontrol edilir ve değişen durum tespit edilerek gerekli güncellemeler yapılır.
m) Tehlikeli atık veya kimyasal atık niteliğindeki malzemeler imha edilene veya satılana kadar ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda Çevre Yönetim Sistemi Standartlarına uygun olarak muhafaza edilir.
n) Ambara kayıtsız olarak emaneten malzeme alınmaz.
Malzemenin çıkışı
MADDE 13- (1) Malzeme çıkışı; malzemenin gerekli belgeler karşılığında ilgililere teslim edilmesidir. Ambardan çıkışı yapılacak bütün malzemeler için Teşekkülde kullanılmakta olan güncel stok programında çıkış işlemi yapılarak ambar çıkış formu düzenlenir.
(2) Ambar çıkış formu düzenlenmeden hiçbir malzeme ambardan çıkarılmaz. Ancak, acil durumlarda ambarların bağlı bulunduğu birim tarafından kullanılmak üzere ambardan alınacak malzemeler için malzeme teslim-tesellüm tutanağı (Ek-6) düzenlenir, malzeme farklı bir birime gönderilecek ise ambar sevk pusulası (Ek-7) düzenlenerek verilir. Bu durumda;
a) Teslim-tesellüm tutanağı ve sevk pusulası kendi içlerinde birbirini takip eden sıra numaralı olarak düzenlenir ve anılan formlar üzerindeki istenen bilgiler eksiksiz ve açık olarak yazılarak imzalanır.
b) Düzenlenen malzeme teslim-tesellüm tutanağı veya ambar sevk pusulası saklanır ve Teşekkülce kullanılmakta olan güncel stok programı kayıtlarına üç iş günü içerisinde işlenerek ambar çıkış işlemi tamamlanır.
c) Ambardan teslim-tesellüm tutanağı ile alınarak kullanılan ve iade edilmeyecek olan malzemeler için çıkış formu düzenlenir. Ambardan teslim-tesellüm tutanağı ile alınarak kullanılmadan iade edilen veya numune olarak alınarak iade edilen malzemeler için çıkış ve giriş işlemi yapılmaz, teslim-tesellüm tutanağı düzenlenir.
(3) Ambardan malzeme verilebilmesi için ambarın bağlı olduğu birim tarafından belirlenen usuller dâhilinde sevk talimatının verilmesi gerekir. Ambar çıkış formu üzerinde bulunması gereken bütün bilgiler eksiksiz olarak doldurulur.
(4) İşlemleri tamamlanan malzemelerin ambar çıkış formunun bir nüshası ekleri ile birlikte bekletilmeden muhasebe ünitesine gönderilir.
Stok kontrolü
MADDE 14- (1) Stok kontrolü; malzemenin yıl içinde kullanım durumuna bağlı olarak bir sonraki yılda en uygun stok düzeyini belirlemek amacıyla yapılır. Malzemenin stok seviyesinin belirlenecek limitler dâhilinde tutulması için o malzemenin temin süresi, kullanım yeri ve devir hızı göz önünde bulundurularak aşağıdaki şekilde önlem alınır:
a) İhtiyaç durumunda piyasadan kolaylıkla temin edilebilen ve işletme emniyeti bakımından önemli olmayan malzemeler için stok yapılmaz.
b) İşletme için çok önemli olan, piyasadan temini süre alan ve bu nedenle yokluğunda iletim kayıplarına yol açan malzeme işletme emniyetinin gerektirdiği biçimde belirlenerek stoklanır.
c) Ambarlarda bulunan tüm malzemelerin en az ve en çok stok seviyeleri belirlenir ve her yıl aynı dönemde bu seviyeler değişen koşullara göre yeniden gözden geçirilir.
ç) Stok seviyesi belirlenen miktarın altına düşen malzemeler izlenir, temini için ilgili birimlerden talepte bulunulur.
d) Az hareket gören malzeme ile hiç hareket görmeyen malzemeler devamlı izlenir, bunların satış ve tasfiyeleri için ilgili birimlere gerekli bildirimler yapılır.
e) Yerel ve üretim bölgeleri itibarıyla mevsiminde yapılması zorunlu olan alımlarda, yıllık ihtiyaç miktarı azami stok seviyesi olarak kabul edilir.
f) Süreli ve zamanla bozulabilir durumda olan malzemelerin üzerine son kullanma tarihlerini gösterir etiketler konulur ve o tarihten önce tüketilir.
Ambar sayımları
MADDE 15- (1) Yıl sonu ambar sayımlarında aşağıda belirtilen hususlar dikkate alınır:
a) Yıl sonu ambar sayımları herhangi bir talimat beklenmeksizin ambarların bağlı olduğu birim tarafından cari yılı takip eden yılın ocak ayı içerisinde tamamlanarak düzenlenen formlar ve tutanaklar ilgili birimlere gönderilir.
b) Ambar sayımı, ihtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı ve hurda malzeme, ihtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı taşıt ve iş makinesi, ekonomik ömrünü doldurmuş ve/veya hurda iş makinesi tespit ve değer takdiri, biri başkan olmak üzere malzemeyi tanıyan, konusunda ihtisas sahibi olan üç kişi ve muhasebe birimi ile ticaret biriminden birer kişi olmak üzere toplam beş asil ve aynı unvanlarda beş yedek üyeden olmak üzere bir sonraki yıl boyunca çalışmalarına devam etmek üzere aralık ayı içerisinde oluşturulan komisyon tarafından yapılır. Gerektiğinde komisyon üye sayısı tek sayı olmak kaydı ile 9 kişiye kadar artırılabilir. Bu komisyon 9/5/2013 tarihli ve 28642 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi İhtiyaç Fazlası ve İhtiyaç Dışı Malzemeler ile İhtiyaç Fazlası, Ekonomik Ömrünü Doldurmuş, Hurda Taşıt ve İş Makineleri Değerlendirme Yönetmeliğinin 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde tarif edilen komisyondur.
1) Ambar sorumlusu sayım gününden önce gerçekleşen her türlü stok hareketi ile ilgili giriş ve çıkış işlemlerini tamamlayarak stok kayıtlarını güncelleştirir ve stokları sayıma hazır duruma getirerek sayım komisyonuna yardımcı olur.
2) Makine ikmal birimleri, ihtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı taşıt ve iş makinesi, ekonomik ömrünü doldurmuş ve/veya hurda iş makineleri kayıtlarını güncelleştirerek tespit ve değer takdirine hazır hale getirerek sayım komisyonuna yardımcı olur.
c) Sayım öncesi varsa montaj artığı, hibe, tesisten sökülen ve ambar sahası dışında bulunan toplama malzemelerin ambara giriş işlemleri yapılarak sayıma dâhil edilir.
ç) Sayımın başlamasından bitimine kadar olan süre içerisinde malzeme hareketleri durdurulur ancak, acil durumlarda ünite amirinin talimatı doğrultusunda ve sayımı aksatmayacak şekilde giriş ve çıkış işlemi yapılır.
d) Sayım komisyonu sayıma başlamadan en son ambar giriş ve çıkış formlarının tarih ve numaralarını belirleyerek bir tutanakla tespit eder.
e) Ambarda bulunan tüm malzemeler birebir sayılarak, ölçülerek, tartılarak tespit edilir ve işaretlenir. Tespit edilen miktarlar ambar sayım tespit ve değer takdir tutanağına (Ek-1) işlenir. Sayımı yapan personele kayıtta mevcut malzeme miktarları önceden bildirilmez.
f) Sayımı yapılacak olan malzemelerden birebir sayılması, tartılması, ölçülmesi, yer değiştirmesi mali yük, iş gücü ve zaman kayıplarına neden olacak malzeme grupları için durum nedenleriyle birlikte ambarın bağlı olduğu Malzeme Yönetimi Dairesi Başkanlığından alınacak yazılı emre göre işlem yapılır. Anılan malzeme gruplarından sayımının yapılmaması doğrultusunda bir yazılı emir var ise ambar sayım tutanağında belirtilerek tutanağa eklenir.
g) Ambarda bulunan bütün malzemeler sayılarak, ölçülerek, tartılarak ambar sayım tespit ve değer takdir tutanağına (Ek-1) işlenir. Kayıtta ve sayımda tespit edilen malzeme miktarları karşılaştırılır. Fazlalık ve noksanlık olması halinde sayım komisyonu tarafından sayım bir kez daha yapılır. Yine fazlalık ve eksiklik var ise ilgili sütuna yazılır. Ayrıca gözle görülen hasar tespit edilir ise tespit edilen hasar aynı sütuna yazılır.
ğ) Sayımın tamamlanmasından sonra düzenlenen ve ambar sorumlusu ile sayım komisyonunca imzalanan malzeme sayım ve mutabakat tutanakları muhasebe ünitesine teslim edilir. Muhasebede tutulan stok kayıtları ile kontrol edilerek mutabakat sağlanır ve Malzeme Yönetimi Dairesi Başkanlığına bilgi verilir.
h) Sayım sonucu malzeme ile kayıtlı malzeme miktarı arasında bir fark tespit edilirse bunu düzeltmek için Malzeme Denkleştirme Formu (Ek-8) düzenlenir. Malzemenin miktar denkleştirilmesi ise muhasebe ünitesince yapılır. Ambarda tanzim edilen denkleştirme formunda belirlenen farkın nereden kaynaklandığını açıklayan rapor ile varsa diğer belgeler eklenir.
(2) Ambar sayımı, yılsonu sayımından farklı olarak, yıl içerisinde ihtiyaç olması halinde bu maddenin birinci fıkrasında oluşturulan komisyon tarafından yapılır. Bu sayım 10 iş günü içerisinde tamamlanarak düzenlenen formlar ve tutanaklar ambar sayımını talep eden birim/birimlere gönderilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Ambar personelinin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 16- (1) Ambarda çalışan personelin görev, yetki ve sorumlulukları yürürlükte bulunan mevzuat hükümleri dâhilinde ambarların özellikleri, çalışan personelin görev unvanları göz önüne alınarak birim amiri tarafından belirlenir. Bu durum, ilgili personele yazılı olarak tebliğ edilir. Söz konusu personel, malzemelerin ambar işlemlerinden birinci derecede sorumlu tutulur.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Demonte malzemelerin ambar işlemleri
MADDE 17- (1) Teşekkülün iletim sisteminden demonte edilmiş malzeme ambara getirildiğinde bu malzemenin ambara tesellümünün tamamlanabilmesi için malzemeyi ambara getiren birim ve/veya malzemenin bakım ve kontrolünden sorumlu birimleri tarafından düzenlenen “demonte malzeme tutanağı” eksiksiz olarak oluşturulur.
(2) Ambara getirilen demonte malzemeye ait demonte malzeme tutanağının düzenlenmesi ve tesellüm işleminin tamamlanması bir aydan fazla olmaz.
(3) Herhangi bir arıza ya da bozulma durumu söz konusu değilse demonte malzemelerin, gerekli test ve kontrolleri yapıldıktan sonra ambarda “kullanılmış malzeme” durumu ile kullanıma hazır şekilde muhafaza edilmesi esastır. Bu yüzden, sistemde çalışır durumdan demonte edilerek ambara getirilen malzemenin sökülmesi, taşınması ve teslimi sırasında gerekli özenin gösterilmesi bu işlemleri yapan (Teşekkül içinden ya da dışından) birimlerin sorumluluğundadır.
(4) Yapılan test ve kontroller sırasında malzemenin kullanılamaz durumda olduğu tespit edilirse malzeme “arızalı malzeme” durumu ile onarılmak üzere ambarda muhafaza edilir veya hurda tespiti için bekletilir. Gerekli onarım işleminin yapılmasının ardından malzeme tekrar kullanılabilecek duruma getirilir ise; malzemenin durumu “kullanılmış malzeme” olarak güncellenerek kullanıma hazır şekilde muhafaza edilir. Malzeme onarımla kullanılabilecek duruma getirilememişse, malzeme hurda tespiti için bekletilir ancak bu durumda öncelikle, kullanılabileceği tespit edilen yedek parçaları alınarak sisteme girişleri yapılır.
Yedek parçalar
MADDE 18- (1) Teşekkül stoklarında yer alan malzemelerin yedek parça için bütünlüğünün bozulmaması esastır ancak acil durumlarda, iletim sisteminde işletmedeki malzemeler için yedek parça ihtiyacı hâsıl olursa, stoklarda bulunmayan yedek parçalar ana malzemeden sökülerek temin edilir. Bu durumda söz konusu parçası sökülecek malzemenin çıkış işlemi yapılarak, aşağıda belirtilen hususlar doğrultusunda işlem yapılır.
a) Parçası sökülen malzeme eksik parçası tamamlanarak kullanılacaksa malzeme kullanım durumu arızalı olarak tekrar malzeme girişi yapılır. Parçası tamamlandıktan sonra da malzeme durumu yeni olacak şekilde değiştirilir.
b) Parçası sökülen malzemeden geriye kalan kısımlar yedek malzeme olarak değerlendirilmek isteniyorsa, kullanılabilecek her bir parça tanımlanarak sisteme girişi yapılır.
İhtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı ve hurda malzeme, ihtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı taşıt ve iş makinesi, ekonomik ömrünü doldurmuş ve/veya hurda taşıt ve iş makinesi
MADDE 19- (1) İhtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı ve hurda malzeme, ihtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı taşıt ve iş makinesi, ekonomik ömrünü doldurmuş ve/veya hurda taşıt ve iş makinesi tespiti ile değerlendirilmesi için Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi İhtiyaç Fazlası ve İhtiyaç Dışı Malzemeler ile İhtiyaç Fazlası, Ekonomik Ömrünü Doldurmuş, Hurda Taşıt ve İş Makineleri Değerlendirme Yönetmeliği hükümleri uygulanır.
Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
MADDE 20- (1) 31/12/2003 tarihli ve 25333 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü Ambar Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 21- (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 22- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi Genel Müdürü yürütür.
