Giriş

Türkiye pazarına girmeyi planlayan yabancı şirketler açısından ilk seçenek her zaman Türkiye’de bir sermaye şirketi kurmak veya şube açmak değildir. Yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketler, mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde ve ticari faaliyette bulunmamak kaydıyla Türkiye’de irtibat bürosu açabilmektedir.

İrtibat bürosu; özellikle Türkiye pazarını tanımak, yatırım olanaklarını değerlendirmek ve ana şirket ile Türkiye arasındaki belirli iletişim ve koordinasyon faaliyetlerini yürütmek isteyen yabancı şirketler açısından işlevsel bir yapılanma modeli olabilir.

Bununla birlikte irtibat bürosu kuruluşunun yalnızca idari bir izin prosedürü olarak değerlendirilmesi eksik olacaktır. Yabancı yatırımcının Türkiye’de gerçekleştirmeyi planladığı faaliyetlerin hukuki niteliğinin doğru belirlenmesi, irtibat bürosu modelinin bu faaliyetlere uygun olup olmadığının değerlendirilmesi ve kuruluş sonrasında faaliyetlerin izin verilen sınırlar içerisinde tutulması önem taşımaktadır.

Bu nedenle mesele esasen “İrtibat bürosu nasıl kurulur?” sorusundan önce, “Yabancı şirketin Türkiye’deki faaliyetleri için hangi hukuki yapılanma uygundur?” sorusuyla başlamaktadır.

1. İrtibat Bürosunun Hukuki Çerçevesi

Yabancı şirketlerin Türkiye’de irtibat bürosu açmasının temel hukuki dayanağını 4875 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu ile Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği oluşturmaktadır.

Mevzuat, yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketlerin Türkiye’de ticari faaliyette bulunmamak kaydıyla irtibat bürosu açabilmesine imkân tanımaktadır.

İrtibat bürosu açılması izin prosedürüne tabi olup süreç Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü nezdinde yürütülmektedir.

İrtibat bürolarına ilk başvuruda, beyan edilen faaliyet kapsamında azami üç yıl süreyle faaliyet izni verilebilmektedir. Süre uzatımı ise büronun geçmiş dönem faaliyetleri, yabancı şirketin Türkiye’deki gelecek planları ve ilgili mevzuatta öngörülen diğer kriterler dikkate alınarak ayrıca değerlendirilmektedir.

Dolayısıyla verilen izin yalnızca büronun kuruluşu açısından değil, daha sonra yürütülebilecek faaliyetlerin kapsamı bakımından da önem taşımaktadır.

2. İrtibat Bürosu Neden Tercih Edilebilir?

Türkiye’ye yatırım yapmayı düşünen yabancı bir şirket, doğrudan ticari faaliyete başlamadan önce Türkiye pazarını ve yatırım ortamını değerlendirmek isteyebilir.

İrtibat büroları, Bakanlık tarafından izin verilen faaliyet konusu ve kapsamı çerçevesinde; pazar araştırması, ana şirketin Türkiye’deki faaliyetleriyle bağlantılı temsil ve koordinasyon, bilgi aktarımı ve benzeri faaliyetlerde bulunabilir.

Ancak her durumda izin belgesinde belirlenen faaliyet sınırlarına uyulması ve ticari faaliyette bulunulmaması gerekir.

Bu yönüyle irtibat bürosu, yabancı şirket açısından Türkiye pazarına kontrollü bir giriş modeli oluşturabilir.

Buna karşılık yabancı şirketin amacı Türkiye’de doğrudan mal veya hizmet satmak, ticari gelir elde etmek veya Türkiye’deki yapılanması üzerinden ticari faaliyet yürütmek ise irtibat bürosu modeli uygun olmayabilir.

Bu durumda şube veya Türk hukukuna göre kurulacak bir sermaye şirketinin değerlendirilmesi gerekir.

3. En Önemli Sınır: Ticari Faaliyet Yasağı

İrtibat bürosunun hukuki niteliğinin merkezinde ticari faaliyette bulunma yasağı yer almaktadır.

Bu yasak yalnızca kuruluş sırasında yerine getirilecek şekli bir koşul değildir. İrtibat bürosunun Türkiye’de bulunduğu bütün süre boyunca fiili faaliyetlerinin bu sınır içerisinde kalması gerekir.

Uygulamada özellikle Türkiye’de potansiyel müşterilerle kurulan temasların ve yapılan görüşmelerin niteliği, teklif süreçlerindeki rol, sözleşmelerin kim tarafından akdedildiği, ana şirket adına gerçekleştirilen işlemlerin kapsamı ve Türkiye’deki personelin fiilen hangi görevleri yürüttüğü önem kazanabilir.

Burada faaliyete verilen isimden çok faaliyetin fiilen nasıl yürütüldüğü önemlidir.

Bir faaliyetin “pazar araştırması”, “temsil” veya “koordinasyon” olarak adlandırılması, o faaliyetin kendiliğinden irtibat bürosuna verilen izin kapsamında bulunduğu anlamına gelmez.

Nitekim irtibat bürolarının faaliyetlerinin mevzuata ve verilen izne uygunluğu idari denetime tabidir. Ticari faaliyette bulunulduğunun tespit edilmesi ise faaliyet izni bakımından ciddi sonuçlar doğurabilir.

Bu nedenle faaliyet sınırlarının kuruluş sonrasında da hukuki açıdan izlenmesi önemlidir.

4. Faaliyet Süresince Yükümlülükler

İrtibat bürosunun faaliyet iznini almasıyla süreç sona ermemektedir.

Mevzuatta irtibat büroları açısından faaliyet döneminde yerine getirilmesi gereken bildirim yükümlülükleri de öngörülmektedir. Bu kapsamda irtibat bürolarının geçmiş yıl faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeleri her yıl en geç Mayıs ayı sonuna kadar Bakanlığa bildirmeleri gerekmektedir.

Faaliyet süresinin sona ermesinden sonra çalışmaya devam edilmek istenmesi halinde ise süre uzatımının ayrıca talep edilmesi gerekir.

Bu yükümlülükler de irtibat bürosu yapılanmasının yalnızca kuruluş anında değil, faaliyet devam ettiği sürece hukuki ve idari takip gerektirdiğini göstermektedir.

5. İrtibat Bürosu mu, Şube mi, Şirket mi?

Yabancı yatırımcı açısından en önemli kararlardan biri Türkiye’ye hangi hukuki yapılanmayla girileceğinin belirlenmesidir.

Bu noktada yalnızca kuruluş maliyetleri veya işlemlerin kolaylığı esas alınmamalıdır.

Yabancı şirketin Türkiye’de gerçekleştirmeyi planladığı faaliyetlerin niteliği, gelir elde edilip edilmeyeceği, sözleşmelerin hangi yapı üzerinden kurulacağı, personel yapısı, Türkiye’de kalıcı bir ticari organizasyon hedeflenip hedeflenmediği ve yatırımın uzun vadeli planları birlikte değerlendirilmelidir.

Türkiye pazarını araştırmak ve izin verilen kapsamda belirli temsil veya koordinasyon faaliyetleri yürütmek isteyen bir yabancı şirket açısından irtibat bürosu uygun olabilir.

Buna karşılık doğrudan ticari faaliyetin hedeflendiği durumlarda şube veya sermaye şirketi yapılanması gündeme gelecektir.

Dolayısıyla irtibat bürosu, şube ve sermaye şirketi yalnızca farklı kuruluş yöntemleri değil; farklı hukuki ve ticari amaçlara hizmet eden yapılanmalardır.

6. Vergi ve Personel Boyutu

İrtibat bürosunun ticari faaliyette bulunamaması, bu yapılanmanın vergisel ve personel hukukuna ilişkin sonuçlarının bulunmadığı anlamına gelmemektedir.

İrtibat bürosunda çalışan personelin ücretlerinin vergilendirilmesi bakımından mevzuatta belirli şartların birlikte gerçekleşmesine bağlı düzenlemeler bulunmaktadır.

Dolayısıyla irtibat bürosunda çalışanların ücretlerinin her durumda vergiden istisna olduğu şeklinde genel bir değerlendirme yapılması doğru değildir. Ücretin kim tarafından ödendiği, ödemenin kaynağı ve yabancı şirketin Türkiye’deki faaliyetinin niteliği gibi unsurların somut olay özelinde değerlendirilmesi gerekir.

Benzer şekilde irtibat bürosunun kurulmuş olması, yabancı personelin Türkiye’de kendiliğinden çalışma hakkı elde ettiği anlamına gelmez.

Yabancı personel bakımından çalışma izni mevzuatı ve ilgili kriterlerin ayrıca değerlendirilmesi gerekmektedir.

Bu durum irtibat bürosu yapılanmasının yalnızca yabancı yatırım mevzuatı bakımından değil; vergi, iş ve yabancılar hukuku boyutlarıyla birlikte ele alınmasının önemini göstermektedir.

7. İrtibat Bürosu Kuruluşunda Hukuki Danışmanlığın Önemi

İrtibat bürosu kuruluşunda hukuki danışmanlığın önemi yalnızca izin başvurusunun hazırlanmasından kaynaklanmamaktadır.

Hukuki değerlendirme esasen kuruluş öncesinde başlamakta, kuruluş aşamasında devam etmekte ve kuruluş sonrasında da önemini korumaktadır.

Kuruluş öncesinde

Öncelikle yabancı yatırımcının Türkiye’de gerçekleştirmek istediği faaliyetlerin niteliği belirlenmeli ve buna uygun hukuki yapı seçilmelidir.

Yabancı şirketin hedeflediği faaliyetlerin esasen ticari nitelikte olması halinde başlangıçta irtibat bürosunun tercih edilmesi, ilerleyen dönemde yapının değiştirilmesi ihtiyacını veya çeşitli hukuki ve idari sorunları beraberinde getirebilir.

Bu nedenle irtibat bürosu–şube–sermaye şirketi tercihi, yabancı yatırımcının Türkiye stratejisinin hukuki açıdan en önemli aşamalarından biridir.

Kuruluş aşamasında

İzin sürecinde irtibat bürosunun faaliyet alanının doğru tanımlanması ve yabancı şirketin Türkiye’de gerçekleştirmeyi planladığı faaliyetlerle uyumlu bir hukuki çerçeve oluşturulması gerekir.

Bu nedenle kuruluş işlemi yalnızca gerekli belgelerin hazırlanarak idareye sunulmasından ibaret bir işlem olarak değerlendirilmemelidir.

Kuruluş sonrasında

Belki de hukuki danışmanlığın en önemli olduğu alanlardan biri bu aşamadır.

İrtibat bürosunun fiili faaliyetlerinin zaman içerisinde ticari faaliyet niteliği kazanmaması, verilen izin kapsamının dışına çıkılmaması ve yabancı şirketin Türkiye’deki faaliyet modelinde meydana gelen değişikliklerin hukuki yapılanmaya zamanında yansıtılması gerekir.

Örneğin başlangıçta yalnızca Türkiye pazarını araştıran bir yabancı şirket zaman içerisinde Türkiye’de müşteriler edinmeye, satış süreçlerine aktif biçimde katılmaya veya kalıcı bir ticari organizasyon oluşturmaya karar verebilir.

Bu durumda mevcut irtibat bürosu modelinin hâlen uygun olup olmadığının yeniden değerlendirilmesi gerekir.

Dolayısıyla hukuki danışmanlık yalnızca kuruluş işleminin gerçekleştirilmesine yönelik bir hizmet değil; yabancı yatırımcının Türkiye’deki faaliyet modelinin hukuken doğru şekilde yapılandırılması ve sürdürülmesi süreci olarak ele alınmalıdır.

Sonuç

İrtibat bürosu, yabancı şirketlerin Türkiye pazarını değerlendirmeleri ve doğrudan ticari faaliyete başlamadan önce Türkiye’de belirli bir kurumsal varlık oluşturmaları açısından önemli bir hukuki imkândır.

Ancak bu modelin temelinde yer alan ticari faaliyet yasağı, irtibat bürosunun kullanım alanını aynı zamanda sınırlandırmaktadır.

Bu nedenle yabancı yatırımcı açısından mesele yalnızca bir irtibat bürosu açılması değil, Türkiye’de yürütülmesi planlanan faaliyetlere en uygun hukuki yapının başlangıçta belirlenmesidir.

İrtibat bürosu, şube veya sermaye şirketi arasındaki tercih; planlanan faaliyetlerin niteliği, sözleşme ilişkileri, vergisel sonuçlar, personel yapısı ve yatırımcının uzun vadeli hedefleri birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.

Ayrıca irtibat bürosunun kurulmasından sonra faaliyetlerin verilen izin sınırları içerisinde kalıp kalmadığının izlenmesi ve yatırımcının Türkiye’deki faaliyet modelinde meydana gelen değişikliklerin zamanında değerlendirilmesi, ileride ortaya çıkabilecek idari, vergisel ve hukuki risklerin azaltılması bakımından önem taşımaktadır.

Bu nedenle irtibat bürosu kuruluşunun yalnızca idari bir izin prosedürü olarak değil, yabancı yatırımcının Türkiye’deki faaliyet modelinin hukuken yapılandırılması süreci olarak ele alınması gerekir.